【第1回】　スペルのミスも気にせず、気軽に挑戦しよう。

通訳や翻訳、ホームページ作成などを手がける国際コミュニケーションのコンサルティング会社を経営している私の元には、毎日多くの英文電子メールが飛び込んでくる。世界若手起業家組織や女性起業家支援団体などとも関係しているため、業務の問い合わせや仕事の打ち合わせ、アメリカに住む親友からの近況報告やニュースレター。中にはＤＭらしきものもある。

そんな英文電子メール経験から、「役立つ」エッセンスをご紹介していきたい。第1回は「英語での電子メールは気軽に書いて大丈夫」というところから始めよう。

「E-mail」や「cc」も動詞に使える

I am working on the development of a film and television studion in New York City.（ニューヨーク市のテレビ製作会社で、業務拡大の仕事もしています）

これはアメリカの弁護士から届いたメールである。studion??なんとスペルミスがある！　弁護士でもこんなミスするのだと知ると、ちょっとほっとするではないか。

電子メールの場合、紙の媒体より28%読解力が落ちるというデータがあるそうだ。それなら、スペルミスもそんなに気にしなくていいだろう。実はこれが電子メール・コミュニケーションの秘訣なのである。

英文電子メールで大切なのは文法やスペルより文章の長さと構成。そしてもちろん具体的な内容と誠意である。日本語の電子メールが手紙やファクスより気軽に書けるように、英語の電子メールも寛容な感じがする。

例えば名詞を動詞として使っても大丈夫だ。e-mailという名詞だって動詞として使える。
>Please e-mail me whenever you get some information.（情報が入ったらメールをください）

同じようにコピーを送るccも、
I'll cc the following people.（以下の人たちにもコピーを送ります）とかWhen you mail, please cc the following staff as well.（メールを送る時は、以下のスタッフにもコピーを送ってください）などでOKだ。

もう一つ覚えておいてほしいのが、タイトルの付け方。タイトルの付け方次第で電子メールのマナーが分かる。

内容が分かるように、簡潔にタイトルを付けるというマナーは、日本語と変わらない。仲の良い人に挨拶程度のメッセージを送るのなら、「hello」だって構わない。しかし、ビジネスでの付き合いがある相手に、ちょっとした挨拶や情報を送りたいとか、時間がある時に読んで欲しいと思う程度のメールは、タイトルを付けるのに緊張する。

好印象を与えるタイトル「FYI」

そんな時便利なのがFYIというタイトルだ。これはFor Your Informationの略で、例えば

FYI: update report on Project 235（235プロジェクトの最新報告）とかFYI: my visit to Washington DC（ワシントン訪問の件）

のように、「参考のため情報を送ります」といった場合に使う。

「面白い新聞記事を見ました」などのメールを親切心から送っても、多忙な相手だったら「この忙しい時に何をのんきな！」と怒りを買うことにもなりかねない。それがFYIをつけるだけで「マナーを心得た気配りあるビジネスパーソンだ」という印象を与えることも可能になるのである。

とにかくまずは英語のホームページを覗いて簡単な質問をしてみればどうだろうか。習うより慣れろ。いい練習相手となるだろう。

この記事は｢日経パソコン｣1997年10月6日号に掲載されたものです。