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英文メール入門

【第3回】 強調したいところは大文字で、使い方によっては逆効果も

親しくしているアメリカ人女性が、先日こんなふうにこぼしていた。「いやになっちゃうわ。強調するところの色を変えたり、下線を引いたりして、分かりやすいメールを時間をかけて書いたのに、相手のソフトで読めなかったのよ」。

せっかく下線を引いたり、色を付けて強調しても、電子メールのソフトの違いで消えてしまえば、元も子もない。では、どうすれば相手に感情のこもった電子メールを確実に送ることができるのだろうか。今回は、強調したい時に使えるうまい方法を紹介しよう。

大文字をうまく使う

例えば、こんな手がある。

Next Monday, November 3, I will be faxing each of you your chapters section of the directory for final proofing. Any corrections should be returned to me, via fax (PLEASE PRINT!), no later than Wednesday, November 5.

(週明けの月曜日、11月3日に、各支部長あてに名簿の校正のために各支部のページをファクスします。訂正がある場合は、ファクスにて。「活字体で書いてください!」。必ず11月5日の水曜日までに私に送ってください)

この場合、PLEASEPRINTのprintとは、日本語で言うところの楷書できれいに書く、という意味だと考えればよい。ファクスだと文字の判別が難しく、特に海外の人の名前や住所を走り書きで訂正されても分からないことが多い。そこで、活字のようにはっきりと書いてください、と伝えたいのだ。この指示を強調するために、このメールの送り手は大文字で書いたのである。

しかし、強調したい単語を大文字にすることには、落とし穴がある。実は大文字には「どなっている」というイメージが付きまとうのだ。短い単語ならまだしも、長い文章を大文字にするのは避けたほうがよい。大文字を使って強調するのなら、It IS true.(それは事実です)とか、Please do NOT send it.(それを送らないでください)というようにIS、WAS、NOTなど単語1つに留めておくのが無難だろう。タイトルや自分の名前なども、大文字は避けたほうがよい。マイナスのイメージにつながりかねないからだ。

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spacer.gif 件名: Proofing of the 98 Directory
(98年用名簿の校正)
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spacer.gif spacer.gif Any corrections should be returned to me, via fax (PLEAE PRINT!).

(訂正がある場合は、ファクスにて。「活字体で書いてください!」)
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spacer.gif mail_ws_bl.gif mail_ws_b.gif mail_ws_br.gif

アスタリスクで強調する方法も

そこで、最近は、強調をアスタリスクと呼ばれる*印を使う人も増えている。例えば、 I plan to research and write a story about one of Japan's most successful woman entrepreneurs. I would be **very** grateful for any assistance.

(日本で成功している女性起業家について調査し、記事を書く予定です。ご協力いただけると「たいへん」ありがたいのですが)

初めてのメールで相手に依頼をする時に「ご協力いただけるとありがたい」と書いても、何人かに出しているのだろうと重要視されない可能性もある。ところが、**very**(とても)と強調されると、本当に頼りにされている感じがして、思わず手伝いたくなる。

感情が伝わりにくいといわれる、電子メールによるコミュニケーションの世界では、今までの手紙やファクスにない「マナー」が生まれてきているようだ。相手の気持ちをつかみたいというのは、万国共通。大文字を使って誤解を生まないように、くれぐれも注意してほしい。

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spacer.gif 件名: Visit to Japan
(日本訪問)
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spacer.gif spacer.gif Dear Ms. Sasaki, I would be **very** grateful for any assistance.

(佐々木様
ご協力いただけると「たいへん」ありがたいのですが。)
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spacer.gif mail_ws_bl.gif mail_ws_b.gif mail_ws_br.gif

この記事は「日経パソコン」1997年11月3日号に掲載されたものです。


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