【第4回】　セミナーや会議に申し込む、シンプルに、かつ目立つように

ホームページ上で、面白い会議をみつけたとか、ファクスやメールで興味あるセミナー情報を入手した時、電子メールで申し込むのが、非常に便利な方法だ。特に海外で開かれるセミナーや会議だと、速いばかりでなく、時差を考える必要がないし、相手とのやり取りがそのままファイルされていくので、威力を発揮する。

こうした場合、向こうは自分のことを知らないし、同じようなメール（この場合は申込書）を大量に受け取るはずだから、他のメールに埋もれてしまうこともなく、しかも分かりやすいメールを送ることが重要になる。

そんな時タイトル（サブジェクト）には、会議の名前だけでなく、from Japan（日本から）などと付けておけば、目立たせることが可能だ。担当者の名前が分からない時は、何も書かなくても構わないが、To whom it may concern,（担当者へ）としておく方が無難だろう。

文章はなるべくシンプルに

こうしたメールには、長い文章を書く必要はない。とにかく、分かりやすく、シンプルに、データを送ることが重要なのである。

Subject: Conference registration from Japan
To whom it may concern
I would like to register for the forthcoming ABC conference. I am providing all the necessary information below:
Name: Akira Uehara
Spouse: Naoko Uehara
Company Name: Uehara Ltd.
Address: XXXX, Tokyo, Japan
Phone: +81-3-3851-XXXX
Fax: +81-3-3851-XXX
E-mail: XXXX@uehara.co.jp
Payment: VISA XXXX
Expiry 09/98
Accommodation: 2 Persons Harbor View

Dates: 21-24 March, 3 nights

I trust that all the above information is clear and sufficient. Sincerely,

（件名：日本から会議への申し込み

担当者へ、近々開催予定のABC会議に申し込みたいので、以下の通り必要な情報を送ります。名前、配偶者名、会社名、会社住所、電話番号、ファクス番号、電子メールアドレス、支払い方法、宿泊部屋種類、カード期限、宿泊日。上記の情報で、十分かつ明確であると思います。敬具）

文章はなるべく改行するようにして、読みやすいレイアウトになるように工夫しよう。メールを相手が本当に受け取ったかどうかが不安なら、確認するために、Please confirm this on your return mail.（申し込みの確認メールを下さい）などの１文を、文章の最後に付け加えてもいいだろう。

不明な点は簡潔に質問しよう

資料を読んでも、よく分からない点は、恥ずかしがらずに説明を求めるようにしたい。しかし、問い合わせのメールは、ややもすると担当者にとっては迷惑メールになりかねない。資料に書いてあることを、再度丁寧に説明する必要があるからだ。

だからこそ、欲しい情報が何であるかを明確にし、短めに質問をすることがコツだ。文章も柔らかさを出すため、Could you~?（〜してくださいますか？）とか、I am interested in~.（〜に興味があるのですが）という表現を使うことをお薦めする。

この記事は「日経パソコン」1997年11月17日号に掲載されたものです。