【第5回】　自己紹介は出だしが肝心、簡潔にしかも丁寧な文章で

私はインターネットを人と出会い、情報を分かち合い、つながっていくためのツールだと思っている。会議の講演の依頼や交渉を、電子メールだけで行ったこともある。パーティーで一度会った人に連絡をとってみるとか、人から紹介された人にちょっと連絡をとってみるとか、履歴書を送るとか、業務内容を詳しく尋ねてみるとか、電子メールの使い道はとても広い。

と言っても、良く知らない人にどんなふうに自己紹介をしながら、用件をメールすればいいのか、戸惑う人も多いだろう。

短い自己紹介と目的から始める

何度もいうが、電子メールでは簡潔さが最も重要である。まず、短い自己紹介とメールの目的を書いて、その先を読んでもらうように心がける。もちろんサブジェクト（タイトル）も肝心だ。そこで、私が最近受け取ったメールを例に、そのテクニックをいくつか紹介しよう。まずは、アメリカのジャーナリストからのメールだ。日本訪問を控えて、我が社についての質問をしてきたものだ。

Subject: PBS Filming in Japan
（PBSテレビの日本での撮影について）

Dear Ms. Sasaki,
I would like to introduce myself. I was referred to you by a woman named Yoshiko, here in the United States.

（佐々木様、自己紹介させていただきます。ここアメリカでヨシコという女性からあなたのことを紹介され、ご連絡差し上げています）

こんな簡単な書き出しで十分だ。最初の文章をAllow me to introduce myself.（自己紹介をさせていただきます）としても構わない。同じ会社の別の人が連絡をとったことがある程度なら、やはり初めてと同じように自己紹介から始めたほうがいいだろう。

You may remember my company: a man named Tanaka contacted you regarding your services last month.
（我が社について、ご記憶にあるかもしれません。田中という男性が先月御社のサービスについてお問い合わせさせていただきました）といった具合である。

便利なYou may remember〜

以前に一度でも会ったことがある人にメールを出す場合には、
You may remember me: a freelance writer who met you at B hotel during your last visit to Tokyo.

（覚えていらっしゃるかもしれませんが、前回東京を訪問された時にBホテルでお会いした、フリーライターです）と書く。You may remember〜（覚えていらっしゃるかもしれませんが）は、こんなに便利なフレーズなのだ。

もう一つ紹介するのは、就職希望者からの履歴書を添付したメールだ。やはり、最初の自己紹介が決め手である。

Subject: Resume（履歴書）
Dear Ms. Sasaki:
I hope that I am not interfering with your busy schedule. I would be very grateful if you could look over my resume in your free time.

（佐々木様、お忙しいスケジュールの中、失礼いたします。以下の履歴書を、お時間のあるときにお目通し頂けると幸いです）

こんなふうに、読んでみようかな、と思わせることが重要だ。とにかく、自己紹介は短く丁寧に。

この記事は「日経パソコン」1997年12月1日号に掲載されたものです。