【第6回】　自己PRは単刀直入に、詳細は別の手段で伝えよう

「グローバルに仕事や人間関係を広げていきたい！」と考えている人も多いはず。電子メールとインターネット、そしてこのコラムを活用し、どんどん海外に自己PRをしてネットワークを広げてほしい。

電子メールで重要なことは、以前にも書いたように、読んでもらえるタイトルを付けることや、冒頭で自己紹介してからメールを書くことだ。では自己紹介のあとは、どんな文章を続ければいいのだろう。

スクロールしないで読める長さに

電子メールのメッセージは、スクロールしないで読める長さに収めたい。そこで自己紹介の後、１行空けて、次の段落では相手に言いたいことを単刀直入に短く分かりやすくまとめることが重要になる。

例えば、自社の製品を買って欲しいなら、Last year, our products were listed in the Top 10 selling CD-ROM category.（昨年弊社の商品はCD-ROM販売数ベスト10にリストされました）とインパクトのある文章から始めるといいだろう。自分を雇ってほしいなら、As you can see from my brief background description below, I have more than 10 years of programming experience.（下記の略歴の通り、私は10年以上のプログラミングの経験があります）などと書く。具体的な要求を一つの段落にまとめて書くのがコツだ。

相手のホームページとリンクを張りたいというメールを出すこともあるだろう。この場合はI like your site content. Let's consider linking.（貴社のサイトを気に入りました。お互いにリンクを張るというのはいかがですか？）とか、We would like you to consider linking.（リンクを張ることを、お考えいただけると幸いです）と書く。

そして、その次の段落には、詳しい情報の入手法を書く。電子メールの場合、相手がどこまで読むかを選択できるように情報量を調節することが非常に重要であり、ネチケットだろう。まず要点を伝え、それ以上の情報が欲しい場合はこのようにしてください、ということを明確にする。

For more details, please reply to Mr. Suzuki （詳細については、鈴木までお問い合わせ下さい）とか、もっと弊社のサービスについて知りたい場合はホームページを見てください、というのはとてもマナーが良いメールだ。履歴書をホームページにしている人も同じように、"To learn more about how you can obtain this essential information, go to http://www.unicul.com"（この情報をもっとお知りになりたい場合は、次のサイトをご覧ください）と書き、URLを付けておく。

添付ファイルは捨てられてしまう

この時に避けたいのは「添付」だ。添付ファイルは、相手から求められた場合のみ使用するというのが米国などでは基本ルールになっている。ウィルスの問題と開けるのに手間がかかるという理由から、添付書類はごみ箱に捨てられると考えたほうがいいだろう。さあ、読み手のことを考え、上手にネットワークを広げよう。

この記事は「日経パソコン」1998年新春特別号に掲載されたものです。