【第10回】　アポイントメントを承諾する、必ずアジェンダを明確に

何度も繰り返すが、電子メールでのコミュニケーションは、短く、分かりやすくが決め手である。特に外国語で約束するのなら、お互いの正しい理解のためにも、明確さには十分に配慮したほうがよいだろう。

時間と場所を具体的に指定

では会社に訪問を希望するメールが来た、自分に会いたいという連絡が来たという場合、会っても構わないのならどんな返事を送ればよいのか。

Thank you very much for your e-mail. I am happy to meet with you. I am available on April 2nd and 3rd, both from 9:30am for one hour. Please let me know which day you would like to come to our office.

（電子メール、ありがとうございます。喜んでお会いします。4月2日、3日の両日午前9時半から1時間ならば大丈夫です。いずれの日なら弊社に来ていただけるかご連絡ください）など、折り返しのメールで時間や場所を具体的に提案をする。いつがよいですか？などと返事をするより、提案したほうがやり取りの回数は少なくなる。

また、会社の場所を説明するのが面倒な時は、If you give me your fax number, we will fax you a map to our office.（ファックス番号をご連絡いただければ、弊社までの地図をファックスします）と付け加えればよいだろう。

相手が事前に日時を希望してきた場合、その日時は都合が悪いが他の日なら会えるのなら、We are willing to meet with you yet Mr. Suzuki, who is the head of the department, is not available on the dates you suggested. Can you make it on April 3rd or 5th instead? We are available in the afternoon between 13:30 and 16:00.

（ぜひお会いしたいのですが、担当部署の長である鈴木が貴殿ご希望の日の都合が良くありません。4月3日から5日でいかがでしょうか。午後13時半から16時でしたら大丈夫です）などとする。

ヘッドハンターなどが自分一人に会いに来るというのでない限り、Iでなくweで書くのが常識だ。商談などのために、担当者や担当部署に会いに来るなど会社で対応する場合は、組織の中で複数の人間で話を受けているということを明確にする必要がある。Iで話を進めていると、すべて個人の責任になってくるので、注意しなければならない。

面会の目的をはっきりさせる

ところで、生産的なミーティングにするためには、アジェンダ（協議事項）を明確にしておくことが大切である。相手がなぜ会いに来たいと言っているのか不明確なときは、In order to meet with you, we would like you to give us a more clearly stated meeting agenda including the goals and objectives of the meeting.（お会いするかどうかを考えるために、ミーティングの目標や目的などの明確なアジェンダをお知らせください）と、まず返事しておこう。

約束した後でもアジェンダが不明確なら、To make the meeting more productive, please send us a meeting agenda beforehand.（ミーティングをより生産的にするために、事前にアジェンダを送ってください）と伝えるようにしておいたほうがよいだろう。

やり取りのルールは日本語でも同じ。時間を大切に、ということに尽きる。

この記事は「日経パソコン」1998年3月9日号に掲載されたものです。