【第11回】　ミーティングが終わったら、感謝の気持ちを素早く伝える

ありがとう、とか、ごめんなさい、などは、誰とでも、どこの国の人とでも欠かすことのできない大切なあいさつ。人間関係の潤滑油といってもよいだろう。「ありがとうございました」とお礼を伝えておくだけで、将来の人間関係はぐっとスムーズに進んでいくはずだ。

できればその日のうちにお礼を

お礼を伝えるのは、まずはスピードが重要。できればその日のうちか、遅くとも翌日までには、"Thank you very much for your visit to our office."（弊社にご訪問いただきまして、ありがとうございました）とか、"It was really nice meeting you yesterday."（昨日はお会いできまして、たいへんうれしく思いました）などと伝えよう。

そしてこの出会いを機会に、今後積極的に関係を深めていきたい場合は、

"We were very impressed by your product and will begin considering how we can work together."（御社の商品には、大いに関心を持ちました。どういう方向で仕事をしていけるかについて、可能性を検討していこうと思います）などと続ける。また、こちらから相手を訪問したときの表現としては、例えば、

"Thank you very much for your time on Tuesday March 31st. It was a very productive meeting and we appreciate the time and effort you spent on it."（3月31日の火曜日は、お時間を割いていただきまして、ありがとうございました。たいへん有意義なミーティングを持てました。再度ここに御礼申し上げます）などと書く。

ミーティングで話を進展させたいと思った場合は、なるべくその場で具体的な行動を約束してきたほうがよい。そして次のアクションとして例えば、"As promised in our meeting, we will send you a contract draft in two weeks for your careful consideration."（ミーティングの際にお約束しましたように、2週間ほどで契約書のドラフトをお送りします。それを見ていただいて、具体的にお考えください）などと、その約束ごとを文書で再確認するようにしておけば間違いないだろう。

こちらのほうから頼んで会いにはいったものの、そのミーティングの結果、将来にわたって関係を保っておいたほうがよいのかどうかは、少々疑問に感じたということもあるだろう。そんな時には、丁寧にお礼を述べたうえで、"We wish you continued success."（ますますのご繁栄をお祈りしています）といった言葉を書き加え、短くまとめる。ミーティングの内容が実際に有意義であったかどうかは別にして、まず相手が時間を割いて下さったことを、丁寧に感謝する。

断る時にもまずお礼を

問題は相手の申し出を断る場合だ。こうした時はまずミーティングのお礼を述べたうえで、はっきり断る。例えば、会いに来て商品説明をしてくれた相手に不採用の結果を伝えるときは、

"Thank you for your presentation on March 24th. After careful consideration, we have decided not to make any changes at this time. We are keeping your materials and will contact you if our situation changes."

（3月24日のプレゼンテーション、どうもありがとうございました。その後じっくり考慮させていただきました結果、残念ながら弊社は現状維持という結論を出しました。御社の資料は保管しておきますので、状況変化がありましたら御社に連絡させていただきます）などとする。

いろいろな出会いがあるだろうが、礼を尽くすことは、人生の最大の宝である人間関係を広げていくことにつながる。どんな時にも相手の心を動かしていく、そんなコミュニケーションを心掛けたい。

この記事は「日経パソコン」1998年3月23日号に掲載されたものです。