【第12回】　初めて仕事を依頼する、内容や条件を必ず明記する

仕事を他人に頼む時に最も大切なのは、仕事内容や支払い方法などの確認。もちろん日本語でも慎重さを要するが、英語ではなおさらだ。契約書と名がつけば、専門家や弁護士にチェックしてもらうことが多いのに、日常の仕事の依頼は気軽に依頼してしまいがち。しかし、問題はそうした「うっかり」が原因で発生することが多い。

仕事の内容や条件はていねいに書く

最初は、人に紹介された相手に仕事を初めて依頼する場合から。まず自分自身と自社を説明し、それから仕事の内容や期限、支払い内容などをていねいに伝える。この時点では、相手はまだ同意していないのだから、余り無理にお願いせずに、相手の返事を待つ。

例えば、Mr. Yoshiyuki Nishida gave me your name and samples of your work. We are looking for a writer to write an article for "New Business in the US": a newsletter with a circulation of 10,000. The assignment and conditions are outlined below. Please let us know your decision by Friday.

Theme: New Business in the US (We need at least 5 samples) Deadline: By 9pm on Monday, May 5th, 1998 at NY time Fee: $5500 (the fee for satisfactory work, your bank may charge you a receiving fee) Payment date: July 10th, 1998

（西田吉幸氏からあなたを紹介していただき、原稿を拝見しました。弊社では現在、ユーザー約1万人に送る、「米国の新規事業」に関するニュースレターの原稿を書いていただけるライターを探しております。以下が条件ですが、引き受けていただけるかどうか、金曜日までにご連絡ください。テーマは「アメリカの新規事業（少なくとも５つのケース）」。締め切りはニューヨーク時間5月5日夜9時。報酬は5500ドル。ただし、約束通り仕事をしていただいた場合に振り込む金額です。銀行に受け取り手数料をとられることもあります。支払いは7月10日です）。

もちろんメールを出す以上、自分の名前や会社名は名乗らないわけにはいかない。しかし、この時点では相手が守秘義務を守ってくれるかは分からない。よほど必要でないかぎり、詳しい商品名や媒体名などは伝えないほうがよいだろう。

ペナルティーについても明記する

また、何度も仕事を依頼している相手の場合でも、万一問題が起きることを想定して、リスクを回避するための事項を明記したメールを送っておいたほうが安心だ。Thank you for your work on the previous project. We would like you to undertake the following research project. Could you let us know today if you can do this for us?（前回は有難うございました。今回は以下の調査をお願いしたいと思います。できるかどうか本日中にご連絡ください）と依頼し、期限や条件などの事項は毎回書く。

さらに、提出先のメールアドレスを、Report: By Email to sataka@bxbb.co.jp, yamazaki@bxbb.co.jpというように、２つ以上指定しておく。こうすれば電子メール送信時のトラブルも防止できる。

時間を守らなかったり、内容が悪かった場合に、契約額を支払わない場合もあり得ることを付け加えておけば万全だろう。Penalty: If the work is of substandard quality or a deadline is missed, the payment will be adjusted accordingly.（ペナルティー：仕事内容が悪かったり、締め切りを遅れた場合、約束の金額は調整させていただきます）。

この記事は「日経パソコン」1998年4月20日号に掲載されたものです。