【第13回】　海外出張の準備をする、ホテルや交通手段の尋ね方

インターネットの普及で、最近は海外出張の準備も楽になってきた。飛行機のスケジュールも、安い航空運賃もすぐに分かるし、ホテルの予約も簡単だ。とはいえ、行き慣れた場所でない限り、初めての訪問で効率良く旅するには、訪問相手に最寄りの空港やホテルなどを訪ねるのがよいだろう。

まず最寄りの空港を教えてもらう

例えば、Thank you very much for agreeing to meet us in June. In order to prepare for our trip, please let me know which airport is closer to you, Newark or JFK.（6月にお会いいただけるとのこと、ありがとうございます。出張準備のため、ニューアークとJFK、どちらの空港が近いのかお知らせください）などである。

もちろん、どの空港がよいのか検討がつかない時は、Could you tell me which airport is the closest to your office?（御社に一番近い空港はどこですか？）と尋ねなければならない。

空港が分かれば、インターネットを使って、どこの航空会社が、どの程度フライトを持っているかが調べられる。何通りもの選択肢があれば、値段で決める。米国の国内線は、予約する日によって割引があるので、早めに予約をするのがよいだろう。逆に、出発日の間際のチケットをインターネットで格安で売る場合もあるので、急な出張には狙い目だ。

一方、宿泊先の選択は意外に難しい。安いほうがいいに決まっているが、1泊20ドルといわれると不安になる。しかし、都市によっては、それで十分に安全なホテルもある。

そんな時は、訪問先の相手企業に教えてもらうのが手っ取り早い。We are thinking of staying overnight at Rochester. Is there any hotel you could recommend?（ロチェスター市に宿泊することを考えています。どのホテルがよいでしょうか）などと質問すれば、ホテルやモーテルなど、適切な宿泊施設を教えてくれるだろう。

ホテルの安全性がどうしても気になるのなら、Thank you very much for your information. We checked Sunshine Inn, the closest one to your office out of your recommendations. We found out it charges only $20 per night. Is it a safe place to stay?（情報ありがとうございました。一番近いというサンシャイン・インを調べましたが、一泊20ドルです。ここは安全なところでしょうか）と再度質問しても構わないだろう。

空港からの所要時間も確認

空港からの所要時間を理解し、交通手段を確認することも重要だ。Could you tell me approximately how long it takes from ABC airport to your office, and how we should get there?（ABC空港から御社までは、どのくらい時間がかかるのでしょうか。それはどういう手段でしょうか）と質問しておかないと、ミーティングに間に合わない事態も起こり得る。時間に遅れては元も子もない。相手企業のサポートを得て、上手に出張計画を立てよう。

この記事は「日経パソコン」1998年5月18日号に掲載されたものです。