【第14回】　海外からの訪問客受け入れ、費用の分担は明確にする

前回は海外出張の準備について触れたが、英語圏の人との付き合いは、日本に仕事相手を海外から招くとか、訪問を受ける時にも生じる。今回は相手から事前に日本出張について尋ねられた時の対応を紹介したい。

電話番号には81も忘れずに

We recommend the following hotel:
SS hotel (phone:81-3-2222-0000 fax:81-3-2222-9999)
10-minuite ride from our office, about $200 per night, 4 star hotel
It is really nice and clean. We regularly use it.

（以下のホテルを推薦します。SSホテル［電話番号xxx、ファクス番号xxx］弊社より車で約10分、１泊約200ドル、4つ星ホテル。とても良い清潔なホテルで、弊社でも頻繁に使っています）などと紹介する。

電話番号を伝える時は、海外から掛けるのに必要な日本の国番号、81から書いておけば親切だ。また、If you need an interpreter to be with you during your entire stay, we can arrange one for you in advance.（滞在中常に通訳者が必要でしたら、事前に手配いたします）と書くのも喜ばれるだろう。費用は相手持ちであることを伝えたければ、Interpreter will cost you $400-$600 per day.（通訳は１日400〜600ドルです）と金額も一緒に提示する。cost youという表現で、「あなたが支払う」ことが明確となる。

逆にこちらで費用を持つ場合は、その点を明確に伝える。例えば、We can provide you with round trip business class air tickets, hotel, meals, transportation and interpreter for business meetings. Please prepare for your personal expenses.（往復のビジネスクラスの航空運賃、宿泊費、食費、交通費、通訳は弊社で負担します。個人的な出費だけご準備ください）、あるいはThe per diem is 10,000yen to cover meals etc.（食事などの日当は１万円です）などである。

講演やプレゼンテーションなどを依頼して謝礼を出す場合は、We are preparing $5000 for your honorarium.（講演費用として5000ドルを考えております）などとすればいいだろう。

便利な表記and/or

場合によっては、ミーティング後に観光などに招待することもあるだろう。Where do you want to go?（どんな所に行きたいですか）とか、What kind of places would you like to see, temples and/or shopping areas?（どのようなところが見たいですか。お寺などですか、それとも繁華街ですか）などと書けば、相手が望む余暇の過ごし方を聞くことができる。

and/orは、文字通り訳せば「そして／または」だが、いくつかの例を出した時に、どちらかを選んでくれと強制せずに、「どちらか、または両方」という選択肢を与えられる便利な表記だ。

この記事は「日経パソコン」1998年6月1日号に掲載されたものです。