【第17回】　フォローアップは慎重に 単語次第でトラブルも発生

英語で情報交換をするだけでも一苦労だが、英語で仕事をするとなると、言葉遣いにもよりいっそう気を付けなくてはならない。単語一つの使い方次第で、要らぬ問題を引き起こさないとも限らないからだ。

気軽にThank youと書かない

例えば、依頼していた仕事を相手が提出してきた時に、返信メールでThank you（ありがとう）と書いてしまったばかりに、苦労することもある。後で内容を訂正してほしいと依頼しても「あなたはありがとうと言ったではないか。後になっての訂正は受けない」などと言って、引き受けてくれない人もいるからだ。

そのようなトラブルを防ぐために、提出物に対してはWe confirm here that we received your work at 16:00 September 15th. We will start reviewing it and let you know if it is fine or it needs revisions.（9月15日16時に確かに受け取りました。これから内容を確認しますので、これで良いか修正が必要かは、追ってお知らせします）などと伝えるようにしよう。そうすることで相手は、まだ仕事が終わっていないことを自覚するはずだ。

また、宣伝メールを出した後のフォローの仕方としては、こんな方法がある。例えば、既存の顧客が新規の顧客候補として、ある人を紹介してくれた。そこで、メールを送ってみたものの、返事がこない。そんな時には、Hello. It's BAC Inc. again. It's been about 10 days since we sent you an e-mail informing you that Mitchell Smith listed you as a business contact.（こんにちは。BAC株式会社です。前回、ミッチェル・スミス氏から、仕事の件でご紹介を受けてメールをお送りしてから10日がたちました）などと送ってみる。

そして、こんなふうに続ける。We were hoping that maybe you just got a little busy and that you might still be interested in using our services.（多分お忙しいために、弊社のサービスにご興味を持ちながら、ご連絡をいただけなかったのではないかと考えております）。

控えめで丁寧なうまい表現

返事がもらえなかった人へのアプローチとしては、この表現はなかなか使い勝手が良い。We were hoping（私たちは〜であれば良いと思っています）と始めて、that maybe you just got a little busy（きっと、ただ少しだけお忙しいのでしょう）と続ける。控えめで、丁寧で、その先を読み進めようと言う気にさせてくれる表現である。

また、If we don't hear from you in the next 10 days, we'll just assume that you're not interested and won't list you in the BAC Inc. directory.（10日たってもお返事がない場合は、弊社にご興味がないと考え、弊社の連絡名簿への掲載はいたしません）と言われれば、万一興味が少しでもあるサービスだったら、まずは、10日以内に返事をしようと考える。時間を設定しながら、人を動かしていくのである。

この記事は「日経パソコン」1998年7月13日号に掲載されたものです。