【第18回】人事異動で担当が代わった　後任のアドレスも必ず伝える

人事異動が行われた。担当の交代は、どう伝えればよいだろうか。 後任を紹介する場合は、
I have been reassigned to Osaka as of April 1st. My successor, Mr. Ito, who joined our company 6 years ago, is very experienced in this industry, and speaks good English. I am sure that you will enjoy working with him.（4月1日付で大阪に異動になりました。後任は、伊藤といいます。彼は弊社勤続６年、業界経験も豊かで、英語も堪能です。彼の仕事ぶりはきっと気に入っていただけると確信しています）
というように、後任の名前を告げ、その人がどんな人かを簡単に付け加える。自分以上の仕事をしてくれると思うので安心してほしい、という主旨を書いておけばよいだろう。

上司と新任者にもcc.する

ファクスや電話は、担当者が代わって連絡先は変わらないが、電子メールは違う。必ず、His e-mail address is: tanaka@abcxx.co.jpなどと、後任者のアドレスを伝えることもお忘れなく。このメールを相手だけでなく、上司と新任の田中氏にcc.（コピーを送る）しておくことも基本マナーだ。そうすれば、上司はあなたがきちんと引き継いでから部署を離れたことが分かるし、後任も自分がどのように紹介されているのかがわかる。このような基本マナーが、あなたの高い評価につながるはずだ。

では、自分が引継ぎを受けた時はどう書くのか。
Please allow me to introduce myself. My name is Mitsuru Isaki. I am taking over for Mr. Kiuchi as of April 5th. Prior to this assignment, I worked as a marketing director for 8 years. I think your product is very interesting and am excited to develop it with you.（自己紹介させていただきます。私は伊藤充といいます。前任の木内から４月５日付で引き継ぎました。これまでは、マーケティングディレクターとして８年間働いてきました。貴社の商品は大変興味深いと思いますので、一緒に開発を担当させて頂けることを非常に楽しみにしております）。

遅れた場合はすぐフォロー

電子メールは、異動に関しては非常に「優しい」。相手が社内で異動してもメールアドレスは変わらないからだ。このため、もし引き継ぎの報告が遅れたり、不備があっても、フォローしやすい。

連絡し忘れていた相手から先に連絡が入ってしまった場合は、取るべき対応は２つ。すぐに返事を打つ。そして、メールを後任に転送し、どのようにフォローすべきかを指導することだ。
I have forwarded your letter to my successor, Mr. Izumi. I was assigned to the Sales department as of last week. He now holds my former position. I will make sure that he responds to you as soon as possible.（頂きましたメールを後任の泉に転送しました。先週付けで私は販売部に異動になりました。彼が私の後任ですので、すぐに返事させるようにします）。

この記事は「日経パソコン」1998年4月6日号に掲載されたものです。