【第19回】仕事上のトラブルを避ける　thank youは気軽に使わない

仕事の上で予想外のトラブルが発生した時、どんなふうに対処するか。例えば、きちんと仕事を依頼したつもりだったのに、締め切りの日になっても報告がないとか、業務が完成していないとか。思い通りに相手が仕事をしてくれない時、どんなタイミングで、どんなふうにメールを打てばよいのだろうか。

重要事項は早め早めに再確認する

私のところに送られてくるメールの中に、会報などへの投稿を呼びかけているものがある。そのメールでは、定期的にこんなメッセージが必ず載っている。
Please remember the deadline for submission of content is the 1st of every month and 2 months prior to issue. For example May 1 deadline is for July issue. They need the originals for pictures & logos. You probably already have Nancy's contact details but just on case:（原稿の締め切りは各月の２カ月前の１日です。例えば７月号は５月１日です。写真やロゴはオリジナルが必要です。担当者ナンシーの連絡先はご存知だと思いますが、念のため）とあり、住所と電子メールアドレスが書いてある。

こういうきめの細かさが、トラブルを避けるためには不可欠だ。頻繁にやり取りしている取引先の場合は、相手の仕事の進行具合が分かるのだから、不安を感じたら早めに、I would like you to reconfirm your work assignment.（あなたにお願いした業務内容を再確認したいと思います）などと、最初に伝えた仕事内容や締切日などを再度メールするようにしたい。

定期的な報告を義務付けているのに遅れがちだという場合も、Deadlines are Monday and Thursday's noon. Please e-mail your reports to the following e-mail addresses: suzuki@abcd.co.jp, mori@abcd.co.jp（締め切りは毎週月曜と木曜の正午です。報告はsuzuki@abcd.co.jp, mori@abcd.co.jpのメールアドレスに送ってください）などと警告する。とにかく、早め早めに。転ばぬ先の杖が大切なのである。

また、thank you（ありがとう）やI am sorry（申し訳ない）などは、あまり気軽に使わないようにしよう。誤解につながることもあるからだ。 例えば、相手の業務が遅れているにもかかわらず、報告書が提出された際に、thank youなどと伝えてはいけない。後で内容についてのクレームを言っても、「提出したときに、あなたはありがとうと言ったではないか」と主張してくるからだ。問題が少しでもある場合は、We have received your report on 14th May at 11:00am.（報告書を5月14日午前11時に受け取りました）と、事実だけを伝えるようにしよう。

最後はペナルティーを通達

そこまでしても、最終的にうまくいかないときは、ペナルティーについても伝えなければならないだろう。
If you are not keeping your deadline, nor report to who you are assigned to, not follow direction, we consider that you are not fulfilling your agreed work so that it is possible for us not to pay the full agreed payment.（もしこれ以上納期が遅れたり、決められた人への報告を怠ったり、指示に従わない場合は、同意された業務内容を果たしていないということになりますので、同意された支払い額の減額もあり得ます）などである。

トラブルはないほうが望ましい。なるべく事前に回避したいものだ。それでもだめなら、お互いのために最善の解決に歩み寄ることが必要だろう。

この記事は「日経パソコン」1998年5月4日号に掲載されたものです。