【第21回】個人的な用件で予定を変更　短い文章で結論から伝える

個人的な用件で、どうしても予定を変更しなければならなくなった時は、どう伝えればよいのだろう。
例えば、家族の急病のために旅行の予定を変更してもらう場合。そんな時は、
I have to postpone my late summer trip to NYC to sometime later this fall as my daughter has taken ill and requires my wife's and my presence close to home.（今回の晩夏のニューヨーク旅行は秋まで延期しなければならなくなりました。娘の具合が悪くなり、妻と私は家から遠く離れることができなくなったからです）
などと伝えればよい。

返信には十分な心遣いをこめる

短い文章で、最低限伝えるべき情報が入っていて、なおかつ、I have to postpone my late summer tripというように、このメールの目的であり、結論である「延期」という内容を文章の頭に入れる。相手にとって親切なメールを書くには、こうした気配りが不可欠といえるだろう。
逆に、このような内容のメールを受け取った場合には、「延期は了解しました」という内容の返事を送るだけでは、あまりにも素気ない。ビジネス関係でも友人関係でも、心のつながりは大切にしたい。電子メールであっても、そうした心遣いは十分伝わるはずだ。
延期を了解するのは当然だが、
I am sorry to hear that. I hope your daughter's illness is not serious. I look forward to hearing from you soon again.（お気の毒です。お嬢さんの病気が重くないことをお祈りしています。近いうちにまたご連絡いただけることを期待しております）
などと返事すれば、心遣いが伝わるだろう。
I am sorry to hear that.というのは、直訳すれば、「そのようなことを耳にすることは、とても残念です」ということ。悪いニュースを聞いた時には、たいてい使える文章だ。

多人数に緊急連絡する

多数の人に緊急連絡しなければならない時にも、電子メールは便利である。悲しい例で申し訳ないが、不幸や事故があった場合には、
Announcement: Mr. John Smith (age 78), father of Mr. Jim Smith (president of ABC, Inc.) passed away at 17:00 on September 10th.（ご連絡：ABC社社長ジム・スミスの父、ジョン・スミス（78歳）が9月10日17時に他界いたしました）と伝える。こんな悲しい事態に遭わなければそれにこしたことはないが、いざという時のために、「備えあれば憂えなし」だ。
こうした連絡を受けた場合、どう返信するか。通常は
I am very sorry to hear about your loss. I sincerely hope your family is coping with the pain of losing a family member.（お悔やみ申し上げます。ご家族をなくされた悲しみを、皆様方が一日も早く乗り越えられますようにお祈り申し上げます）
とし、式の行われる葬儀場か教会にお花を送るとよいだろう。

この記事は「日経パソコン」1998年8月24日号に掲載されたものです。