【第22回】みんなに知らせるメッセージ　サブジェクトに内容を明示

電子メールは多数の人に一斉に連絡したり、同じメッセージを提供する場合には、本当に重宝するツールだ。そんなメールを送る場合は、Dear friends,（友人たちへ）とか、To my friends, shareholders, and clients:（友人、株主、そして顧客の皆さんへ）などという文章から始めればいいだろう。受け取る方は多数に宛てたメールであると分かるが、それはそれで構わないケースが多い。

メールアドレスの変更を伝える

メールアドレスの変更を知らせる場合には、
Dear friends, I've been using the same e-mail address for over two years now, but that dreaded change of address which gets to everyone sooner or later finally happened. From now on please contact me at: tobrien@xxx.com（皆様、2年間同じアドレスを使ってきたのですが、恐れていたアドレス変更という事態となりました。おそらく皆さんも、遅かれ早かれ直面するはずです。今後は、以下にご連絡ください：tobrien@xxx.com）などとする。
パーティーのお知らせなども、同様である。会社の移転パーティーにお誘いする場合は、
BBB recently moved into new premises, and we plan to have a wine and cheese evening next Friday, September 25th, at 18:30pm in the new office. We would be honored if you could join us.（BBB社は先日移転しました。来週の金曜日、9月25日の6時半より新しいオフィスにてワインとチーズの夕べを開きます。おいでいただければ光栄です）
と書いておき、さらに日時、場所などを個条書きにして明記するとよいだろう。

仕事と直接関係のないようなメッセージは、送るのを控えるのがマナーだろうが、全く送らないほうが良いのかというと、私はそうではないと考えている。ただし、サブジェクトの付け方に注意が必要だ。明確に内容が分かるように配慮することで、相手の仕事を邪魔しないですむ。

誕生日にメッセージを送る

Happy Birthday!（お誕生日おめでとう！）とか、It's a girl!（女の子が産まれました！）などの個人的なメッセージも、同じように考えればよい。誰だって、誕生日を覚えていてもらいたい、祝ってもらったらうれしい。こうしたメッセージは、短いながらも相手の心に触れ、人間関係をスムーズにしてくれる。

最近は、I thought you'd enjoy this story.（ちょっといい話だと思って）という出だしで、聞いた話や新聞・雑誌で読んだ内容を知らせてくる人もいる。「成功する秘訣」とか、「2000年問題」など、内容はさまざまで、勉強になることも多いが、こうしたメールを送る時は特にサブジェクトに注意し、メッセージを短くするのがマナーだ。

この記事は「日経パソコン」1998年9月7日号に掲載されたものです。