【第23回】メール活用時の倫理観　仕事と私用は別のアドレスで

英文電子メールの書き方について22回に渡り紹介してきたが、中心に置いてきたのは「電子メールを使ったビジネス・コミュニケーション」である。電子メールを使ったコミュニケーションが一般的になった今、特に海外とのやり取りでは、時差を気にしなくてすむメリットは大きい。
その際に重要なのは、単に文法だけではなく、どのようなコミュニケーション戦略を立てていくかだ。今回は、電子メールを活用するうえでの、もう一つの大切な点、倫理観の持ちかたについてお話したい。

電子メールを活用するときに、私たちはどのような倫理観をもって仕事をしなくてはならないのか。例えば、職場での私用メールはどのように考えればよいのだろうか。 職場で、友人などからメールを受けた場合には、
Thank you for your mail and the invitation to your home party. Since the address you mailed to is for my business use, I will reply to you later from home. My personal e-mail address is: xxxx@xxx.ne.jp Thanks.（ホームパーティーのお誘いどうもありがとう。お送りいただいたアドレスが仕事用のアドレスなので、自宅に戻ってから返事します。私の個人アドレスは、以下の通りです）
などとしておけば問題はないはずだ。会社にも私用の電話がかかってくることもあるように、すべてを避けるのは難しいかもしれないが、公私混同はやめるという倫理観をしっかり持つことが重要なのだ。

行動が新聞に載ったらどうなるか

米国ではすでに、裁判の際に電子メールが重要な証拠として使われている。会社から提供されているアドレスでメールのやり取りをする場合は、会社の財産を使っていることにもなる。当然、会話の内容についても、会社のサーバーに逐一記録が残っている。

日本でも接待の是非が話題になるなど、マスコミが企業倫理について取り上げる機会が増えている。そうしたなかで注目を集めているのが、テキサスインスツルメンツの倫理規定だ。
同社は非常に優秀な世界規模の「エシックスプログラム」を持っている。社員が常に身に着けている社員証(ID)の裏にも、いくつかチェック項目があるのだが、その一つは「今のあなたの行動が新聞に載ったらどう映るだろうか」である。自分の行動が倫理的なのかどうかを判断することは難しいが、新聞に載った場合に問題にならないのかと考えると分かりやすいだろう。これは、電子メールの活用においても、重要でかつ具体的なチェック項目であると思う。

ディスプレイに向かって、無言で仕事をすることが多くなった現代、企業の中で犯罪の発生する危険性は増してきているのかもしれない。会社の財産を私用に使うことだって、広い意味での犯罪だろう。
仕事と私用のメールアドレスを変えて、時間と場所により使いわけるのは当然のことだろう。さらに電子メールで何を書くのか、会社から提供されている仕事のアドレスではどのような発言をしてよいのかなどについて、一人ひとりが倫理観を持って、改めて考えてみる必要があるだろう。
電子メールで有効なコミュニケーションを取るうえで、私たちの倫理観も問われているのである。

この記事は「日経パソコン」1998年9月13日号に掲載されたものです。