定例化の問題点（sayokugi・東京・独身・39歳）
会議の生産性を高めるためには、事前に会議出席者へ資料配布を済ませます。よって、資料の準備は少なくても2日前には完了しておかねばなりません。そうすることで、時間的にムダを作らない方向に進められます。事前に資料を手渡しておくだけでも、当日、話を根底から話す必要がなくなります。また、会議そのものを定例化する企業が多いのですが、それも問題かと思われます。定例化することで、「会議を行った」という事実のみを必要としている上司もいるわけです。そういった人たちには、定例化を再度検討する会議を行うようにしております。
「チョット、チョット会議」（Kylin・大阪・既婚・43歳）
「無駄な会議」というのは当てはまりませんが、「無計画な会議」というのはあると思います。要するに上の人が「ちょっと、時間ある？」から始まる会議や打ち合わせ。こういうのをわたしは「チョット、チョット会議」と呼んでます。出席するほうも、議題や目的がわからないままだし、いきなり意見を聞かれても出てきません。わたしなりに心掛けていることは、会議時間、場所、議題などをあらかじめ知らせておく。資料も前もって配っておく。会議後の扱いも決めておく、などです。IT時代ですから、人が集まる会議が減ってもいいはずなんですけれど……。でも、顔を突き合わせてこそ生まれるコミュニケーションは大事です。
カードの使用で意見がくまなく反映される（MassartoshSmith）
年に2度くらいはカードによる会議を行います。出席者は議題に関する自分の意見を、ひとつの意見をひとつのカード、ひとつの事実をひとつのカードというように書いて出席します。出席者は4〜5人一組になって全員のカードをKJ法で統合します。構造図と、一言で言うとこういうこと、を書いた模造紙ができたら、組ごとに発表し、その後に口頭による発言の会議を行います。全員の意見がくまなく反映される会議になります。
コミュニケーションの場（てまり・神奈川・43歳）
普段は業務に追われて各個人の思考や価値観について話す機会がまったくないので、会議はむしろコミュニケーションの場と考えてます。そのために、会議の前には主旨と資料の書き方を連絡し、レジュメを事前に作成し配布します。レジュメの内容は採決だけで済むような方法をとるようにし、会議を利用して、社内の組織としてのモチベーションを少しでも高くできるよう、またプロジェクトの成熟度が低い場合は、会議の内容が多少脱線しても、できるだけ意見を引き出すようにしています。
アジェンダ作成を徹底（PETRUS）
会議の目的、その打合せで決めるべきこと（アジェンダ）を事前にメールで送信しておく。さらに会議進行に必要な資料は事前に目を通しておいてもらうべく、添付ファイルで送信しておく。会議での決定事項を事前に自分でシミュレーションし、自分なりの決定事項を配布できるレベルに作りあげておき、会議にのぞむ。
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