「チョット、チョット会議」（Kylin・大阪・既婚・43歳）

「無駄な会議」というのは当てはまりませんが、「無計画な会議」というのはあると思います。要するに上の人が「ちょっと、時間ある？」から始まる会議・打ち合わせ。こういうのをわたしは「チョット、チョット会議」と呼んでます。出席するほうも、議題・目的などわからないままだし、いきなり意見を聞かれても出てきません。わたしなりに心掛けていることは、会議時間、場所、議題などをあらかじめ知らせておく。資料も前もって配っておく。会議後の扱いも決めておく、などです。IT時代ですから、人が集まる会議が減ってもいいはずなんですけれど……。でも、顔を突き合わせてこそ生まれるコミュニケーションは大事です。

カードの使用で意見がくまなく反映される（MassartoshSmith）

年に2度くらいはカードによる会議を行います。出席者は議題に関する自分の意見を、ひとつの意見をひとつのカード、ひとつの事実をひとつのカードというように書いて出席します。出席者は4〜5人一組になって全員のカードをKJ法で統合します。構造図と、一言で言うとこういうこと、というのを書いた模造紙ができたら、組ごとに発表し、その後に口頭による発言の会議を行います。全員の意見がくまなく反映される会議になります。

議事録係を買って出る（noriari・東京・独身・30歳）

自分でイニシアチブが取れない会議の場合、議事録係（事務局）を買って出るようにしています。自分にとっても大事な時間、浪費は避けたい！　そのために配布する資料を会議前に提出してもらうようにメンバーに声をかけ、事前に配布するようにすることは第一として心がけています。会議そのものも大切ですが、結果としてその会議が活かされることが最も重要だと思っていますので、議事録の取り方にも工夫をし、決定・検討事項、実施の期日や締め切り、責任者を明記。必要があれば表にまとめるなどして、後日見返した時にその会議の中身がひとめで思い出せるような記述の仕方をしています。にもかかわらず、議事録を読まずに前回の話を蒸し返したり、要点を簡潔に述べる工夫をしてくれない人とはよい話し合いは持てないですね。

アジェンダ作成を徹底（PETRUS）

会議の目的、その打合せで決めるべきこと（アジェンダ）を事前にメールで送信しておく。さらに会議進行に必要な資料は事前に目を通しておいてもらうべく、添付ファイルで送信しておく。会議での決定事項を事前に自分でシミュレーションし、自分なりの決定事項を配布できるレベルに作りあげておき、会議にのぞむ。

話を聞かないために（cbkumachan）

会議の前に準備をして向かうように心がけていますが、出席者の中には準備をしてこないばかりか、話を聞かずにおかしな質問で会議を混乱させる人もいます。

行き当たりばったりや自分本位の人は困る（ねぎまる）

前もって協議する議題について、内容を把握し、自分の意見を言うべきなのですが、行き当たりばったりで人の意見に同調する人は、会議に参加しないでほしいと思う。また、人の意見を聞かず自分本位の意見を人に押し付けるような人も、もっと会議の趣旨をわきまえて参加してほしい。

コミュニケーションの場（てまり・神奈川・43歳）

普段は業務に追われて各個人の思考や価値観について話す機会がまったくないので、会議はむしろコミュニケーションの場と考えてます。そのために、会議の前には主旨と資料の書き方を連絡し、レジュメを事前に作成し配布します。レジュメの内容は採決だけで済むような方法をとるようにし、会議を利用して、社内の組織としてのモチベーションを少しでも高くできるよう、またプロジェクトの成熟度が低い場合は、会議の内容が多少脱線しても、できるだけ意見を引き出すようにしています。

定例化の問題点（sayokugi・東京・独身・39歳）

会議の生産性を高めるためには、事前に会議出席者へ資料配布を済ませます。よって、資料の準備は少なくても2日前には完了しておかねばなりません。そうすることで、時間的にムダを作らない方向に進められます。事前に資料を手渡しておくだけでも、当日、話を根底から話す必要がなくなります。また、会議そのものを定例化する企業が多いのですが、それも問題かと思われます。定例化することで、「会議を行った」という事実のみを必要としている上司もいるわけです。そういった人たちには、定例化を再度検討する会議を行うようにしております。

「外線が入った」と内線をもらう（こひつじくみごん・神奈川・独身・35歳）

定例ミーティングの場合、いつも上司が長々と資料をなぞったり、検討が終わったにも関わらず席を立たないことが多かったので、1年ぐらい前から、他の部署のスタッフに終了予定時間10分前に、「外線が入った」と呼び出してもらうようにしています。

会議の腰を砕くつもりは毛頭ありませんが、必要な検討以外の余談をする雰囲気を少しでもなくすために、効果はあると思います。もちろん、シビアな検討をする際には、事前資料の準備と、根回し、情報の共有化は常とう手段ですが……。

発言をしない人の発言を引き出す（KATE）

会議というと必ず、一人や二人は発言をしない人がいます。その中でも本当に意見がない人と、会議の場でだけ発言しない人の2つに分けられますね。前者のほうはこちらから答えやすい質問をすることで、後者のほうは「以前こういう考えを話していらっしゃいましたが、その点からどう考えますか？」と合いの手を入れることで、発言を促しています。マネジメントをする立場でなかったときは考えられないような行動ですが、これも仕事のうちだと思っています。

会議にはノートPCを必ず持参（AGOSTO）

最近会議にはノートPCを持っていき、メモを打ち込んでいます。そうすれば、終了後10分程度で議事録を流すことができますし、イントラの書類も参照することができます。自分が主になっておらず、聞き手になる会議では、他の仕事を進めることができるという利点も！　これはPCならではですね。もしそういうことが許される環境ならば、これはおすすめです。