イー・ウーマン佐々木かをりバーチカル手帳、上手に活用していますか?

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今週のテーマ

会議番号:2615

バーチカル手帳、上手に活用していますか?

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【開催期間】
2008年12月15日より
2008年12月19日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

佐々木かをり　株式会社イー・ウーマン代表取締役社長

今日もたくさんの投稿、ありがとうございました。いただいた投稿を読んでいると、「上手に使えていない」と……

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3日目までに届いている投稿から...

月曜始まりがイイ (kitazakura・北海道・パートナー有・44歳)

昨日、札幌での講座を受けました。「好きな言葉を時間軸の中に書き込む」という話がとても新鮮でした。（早速、新しい手帳の節目節目へ書き込みました）先週から4冊目のアクションプランナーを使い始めています。月曜始まりだと「金曜日まで仕事がんばるぞ！」という意欲も高まり、また、土日にまとまった楽しい計画を入れやすいので（1泊の小旅行など）、私の生活に欠かせません。

私の手帳選び3箇条 (ふみゆずかずね・神奈川県・パートナー有・30歳)

私の手帳選びの観点は3つです。1．バーチカルで時間割的に予定が組めること、2．1週間見開き、3．土日も平日と同じフォーマット。以前はこの3つに「10月始まり」という希望が入っていたため、アクションプランナーから遠ざかっていました。でも来年はアクションプランナーなので先週から使っています。30分刻みの目盛りと、目盛り上に時間軸がある事、スペースが大きい事で、会議の管理だけでなく、タスクの管理に非常に使いやすくなっています。

一歩ずつですが着実に (jersey・熊本県・パートナー有・32歳)

アクションプランナーを使い始めて4年目になります。時間の流れを手帳の上に見ることで、時間をより意識した生活ができるようになりました。遅刻や待ち時間を持て余すようなことが格段に減りました。いつやろう？と今すぐには思いつかない物事の場合、とりあえず余白部分に書き入れておき、週末までに再考して時間軸に落とし込んでいくようにしています。今は無理でも欲しい物、やりたい事なども、3ヵ月後の1週目の余白に書いておくなどして、その時また考える機会をつくるようにしています。

試行錯誤しています。 (櫻井美雨・東京都・パートナー無・32歳)

2007年・2008年は佐々木さんの著書を参考にタイムデザイナーを購入しました。バーチカル手帳を数年来愛用していますが、時間軸のみのタイプは今の私の業務形態には合わないなと感じました。飛び入りの業務と空いた時間に次々に片づけていく業務が混在しており、仮に記入しておいた予定を修正する手間が掛かり過ぎていると感じたためです。2008年は時間軸の下にTo Do Listが付いているバーチカル手帳を購入してみました。手帳の使い方もTry&Errorだな、と思います。

職場全体の予定を書くせい？ (kimirie・兵庫県・パートナー無・38歳)

出掛けていくスタッフの動向もあわせて書くせいかもしれませんが、どうしても行事を連ねて書いてしまう傾向があります。自分の行動を時間軸で区切って書いていくと、職場の動きが把握しきれず、結局、時間軸と言うよりは、個人軸と言うのでしょうか、大体5分割し、全体の動きが分かるように記入してしまっています。ハンドバックに入る大きさ、いろんな情報をプリントアウトしたものも貼って持ち歩けるように、そう考えると、余裕が無いから、進歩しないんだと思います。

	あこがれます (みいや・東京都・パートナー有・46歳)
バーチカル手帳を使いこなす事はあこがれです。でも実際には使いこなす事はできません。続かないのです。うまく続く方法が、使いこなす方法がわかればいいのですが、いつも始めだけで終わってしまいます。バーチカル手帳を使いこなすのは永遠のあこがれかもしれません。

手帳とネットの融合をさせたい (lady・兵庫県・パートナー無・40歳)

私は1ヶ月の見開きの手帳が使いやすく、過去10年ぐらい、そのタイプを使っています。細かい予定はかけないので、手帳で持ち歩くのに最低限の情報を、空欄に書いています。時間単位の予定は、会社の社内ネットワークに入れていて、社内の人たちに自動でシェアされるので、アシスタントの人がミーティングの設定をするときなどの迅速化にな生かされています。この二つが軽量で、リンクしてくれると私としては助かるのですが、なかなか、上手く行きません。

気づくと…… (toreina・千葉県・パートナー有・33歳)

気づくと時間が過ぎてしまっているのが現状です。スケジュールや、やらなければいけない事を記載しても、なぜか時間の方が先をいっている。スケジュールを詰め込みすぎなのか……それとも効率悪い方法をとっているのか……ただ、仕事と家の事と子どもの事、すべてを書き込むことにより、時間管理は以前より楽になりました。スケジュール通りに行動できるよう心がけます。

やりたくないこと (Tosuku・東京都・パートナー有・48歳)

佐々木さんのコメントを頂き、自分が｢時間枠にやることを書くのは窮屈」と感じていたのは本当はやりたくないのだと気づきました。3人家族の我が家で私だけが殆どの家事を担っていたからです。家族と相談し、もっと相応に分担してもらえれば、ハッピーになれると思います。さて、家族と交渉しなければ！　ちょっとやる気になってきました。

4日目の円卓会議の議論は...

バーチカル手帳は、自分の行動に役立てるための「時間の見える化」

今日もたくさんの投稿、ありがとうございました。いただいた投稿を読んでいると、「上手に使えていない」と言っても、自分流の好きな手帳を活用している様子が伝わってきます。何度も言うのですが、手帳は、自分がベストコンディションでいられるように活用するためのツールなので、私の答えは、「そのままでいいです」ということです。

みいやさんがおっしゃるように、「うまく続く方法」を探している方は、私がお伝えしたことをすべてやってみてください。アクションプランナーに、仕事もプライベートも情報を一元化すること、そしていつもそれを見ながら過ごすと、いつでも思いついた時に書くという習慣も身に付きますので、暗号が解けてくるような楽しみを感じるのです。自分で自分を動かしている感覚が楽しくなれば、毎日続きますよ。

櫻井美雨さんは自分流の使い方を見つけられているようですね。ただ、バーチカル手帳を使うのなら、バーチカル部分が広いものを選び、その中に「やることリスト」を入れていくといいと思います。というのも、実は誰の仕事でも飛び入りの業務が発生します。ですから、「飛び入りだから計画できない」と考えるのではなく「大体の計画なら、立てられるかな」と発想を転換し、飛び入りを想定しながら、時間を設定していくのです。

たとえば、Aという仕事は朝するのがいいと思ったら、9時のところにチェックボックス付きで書く。その仕事は集中すれば30分で終わるのだが、飛び込みが入ってきたら、1時間になる可能性も。その場合は、次のやることを10時、11時と、1時間に一つ書いていくのがいいでしょう。少なくとも、やる順番や、その仕事をする時間帯が目で見えますね。

kimirieさんの「行事を連ねて書いてしまう」というのは、どの時間帯にするかを考えずに、1日の上から書いてしまっている、ということでしょうか。その場合は、まず、櫻井美雨さんにお伝えしたように、ざっくりでも、時間枠に分けて、書いてみたらどうでしょう。時間の流れをイメージできてくると思います。　

ladyさんのPCとの「二つが軽量で、リンク」は、多くのオフィスで課題になっていることでしょう。他人からアポイントを入れられても、モチベーションは高まらないので、本来は会社でのスケジューリングの方法が変わる必要があると思っているのですが、アクションプランナーは、A4のプリントがはさめますから、どうしても、という場合はプリントしてはさんでいただくのが、今の解決策です。でも、脚本が2冊になると、2か所を見なければ自分の行動がわからないということなので、快感にはつながらないかも。

toreinaさんの、「やらなければいけない事を記載しても、なぜか時間の方が先をいっている」というのは、誰にでもあることです。時間の予測が間違っているということですね。誰もはじめから、「かかる時間」は予想できません。まずは、「これくらいかな」と考えて計画してみる。それを仕事終わりに時計を見て、どうだったか確認しながら、次回の予測力を高めていく、というプロセスなのです。1時間で予定しても、実際は2時間かかっているのならば、それに気づいて、次回からは2時間で計画するということです。大切なことは、自分で仕事がどのくらいかかったかを時計を見る習慣をつけること。時計を見ないで、ただ仕事をしていると、時間も長くかかりますし、短縮することもできないからです。

北海道のkitazakuraさん。札幌で、お会いしたということですね。どの方かなあ、と想像しながら投稿を拝読しました。そう、「好きな言葉を時間軸の中に書き込む」ことまでできるのです。バーチカル手帳の楽しみですよね。好きな言葉、耳にしたいい話、情報などは「どこで使えるだろうか？」「いつ思い出したいだろうか」と考えてその場所に書く。バーチカル手帳は、自分の行動に役立てるための「時間の見える化」なので、「考えたことを、自分の行動に活かす」ためにも活用できるのです。

さて明日は最終日。バーチカル手帳を上手に使っている方は、時間の見えないタイプからの変更で、どのような意識変化がありましたか？　毎日どんな体験、体感をされているか、気持ちの変化なども教えてください。

佐々木かをり
株式会社イー・ウーマン代表取締役社長


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