イー・ウーマン佐々木かをり手帳で時間管理できていますか?

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今週のテーマ

会議番号:2805

手帳で時間管理できていますか?

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【開催期間】
2009年09月28日より
2009年10月02日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

佐々木かをり　株式会社イー・ウーマン代表取締役社長

4日目から今日、最終日にかけて、熱心な質問が沢山寄せられました。ありがとうございました。丁寧にお答え�……

議長コメントを全文読む

4日目までに届いている投稿から...

枠内に書けないものは？ (kaeruko・神奈川県・パートナー有・43歳)

自分の手帳で枠内にやることを書き入れる、ということをやっていましたが、達成日からの逆算は、目標が明確な時以外はやっていなかったので、とても参考になりました。日常生活に積極的に取り入れていきたいと思います。質問は、アクションプランナーには余白がありませんが、仕事についての改善点や思いついたアイデアなどはどこにどう書き入れるのかということ。今は右頁が白地なのでそこにアクション以外を書いていますが、アイデアを実現させるための手帳活用法があれば知りたいです。

	早朝や10時以降の予定 (ふたば40・山梨県・パートナー有・45歳)
フルタイム主婦です。アクションプランナーを愛用していますが、早朝や10時以降の予定はどのように書いたらよいのでしょうか。apple sauceさんの10時以降に勉強とありましたが、余白に記入するのでしょうか？ぜひ、教えていただきたいです。

私が主役 (ハチコ・愛知県・パートナー無・30歳)

時間管理手帳の使用で、自分の人生を自分で脚本している意識が強く持てるようになりました。空き時間が一目で見え、時間が無い!!　と思い込んでたのが、実は所々に自由な時間があることに気づけています。ささいな事ですが、開催日が限定されてる気になるイベントをスキマ時間に埋めて行き、足を運ぶことができたのは、空き時間を手帳によって把握できていたからこそだと思います。ちょっとした用事こそ、諦めたり逃してしまいがち。小さな楽しみも逃さず参加できています！

プライベートが…… (y-min・北海道・パートナー無・43歳)

　To Doを時間軸に位置づけたことで、仕事に関しては、無駄な動きがぐんと減りました。それまでは、思いつくまま仕事を片付け、だらだらと職場に居続けていました。今日やるべきことは，手帳の時間軸に位置づけ、それが終わったら帰宅する。……ここまでは順調ですが、実は、プライベートの予定、自分がやりたいことを上手に位置づけられていません。休日はまだいいのですが、特に平日。とにかく「休みたい」モードになってしまっています。今後の課題と感じています。

達成感が感じられない時がある (Linden・ヨーロッパ)

アクションプランナーを2009年から使い始めました。仕事、夜間学校、趣味、習い事等日々充実させたい、やりたいと思ったことが実行できるようになりました。しかしライフ・ワークのバランスが悪いのでしょう、日々の自分との約束事、しなくてはならない事が圧倒的に多くてチェックボックスを埋めていっても達成感、またはワクワクする気持ちがわかない事があります。これが当たり前というような。もっとハッピー感を味わう為にはライフのバランスを増やしてリラックスできる時間が必要なのかな。

質を確保するコツは？ (エゾモモンガ・東京都・パートナー無・42歳)

先日も投稿しましたが、現在時間管理に挑戦しています。現在の課題が、どのようにやることの質を確保するかです。企画立案の業務は、ある程度の質が必要であり、下調べをした上で色々な切り口を考えたりするものだと思います。考える時間があれば、それだけ違った視点で考えたりできるので、質が高いものができると感じていますが、ある程度を超えると限界になるのでその見極めが難しいと感じています。定型でない業務の時間予測はどうするのかコツがあれば教えてほしいと思います。

	約束が守れないときは、、 (ブルーバユー・東京都・パートナー有・39歳)
仕事の優先順位がつけられないのと、やる作業がどうしても、時間内に終わらない、、突発的なことで優先順位が日々かわってしまい、計画がたてられない、という悩みをかかえています。自分に課した約束ができないときはどうすればいいのでしょうか？

目的あっての時間管理 (pearl513・東京都・パートナー無・32歳)

佐々木さんのコメントを読んで、確かに、それでも何もできないと言うのは自分の中の本気度は低かったのだろうと思います。今回の円卓会議で気づいたのは、やはり『手帳があればできるかも』じゃなくて『何かをやるために手帳を使う』という至極当たり前のことだったような気がします。今日から下期なので、一度目標設定から真剣に考えてみようと思います。ありがとうございました。

出来ていないから購入しました☆ (ファミリー・大阪府・パートナー無・32歳)

時間管理、悩んでいたところewomanに出会い、アクションプランナーを早速購入しました。お恥ずかしい話ですが、”この行動をするのに、どれくらいの時間を要するか”という掛かる時間の予測が上手くできません。私とは比べ物にならないほどお忙しい佐々木さんも同じ24時間の中で、しかも23時就寝というリズムでくらすことが出来ておられるのだから、きっと私にも出来るはず！　出来るようになりたい！　と思っています。

5日目の円卓会議の議論は...

アクションプランナーで、解決しましょう

4日目から今日、最終日にかけて、熱心な質問が沢山寄せられました。ありがとうございました。丁寧にお答えしていきたいと思います。

■アクションプランナーの使い方

≪アイディアの書き方≫

kaerukoさんの「仕事についての改善点や思いついたアイデア」の書き方など、たくさんの方からこのような質問をいただきました。

これは実は、とっても大切な、時間管理＝行動管理＝達成感の連動をつくっていくポイントです。私も、小さなメモ帳はカバンに持っていて、会議に出席するなど、手元に置きます。何か手元にないと相手にも失礼なこともあります。しかし、私自身が何を意識しているかというと、「自分が何のためにメモをしているのか」をその場で考える、ということです。

たとえば、仕事についての改善点を思いついたというケース。その「思いつき」は、何のためですか？　改善するためであれば、「余白」に書くものではなく「自分の行動に変換させる」必要があります。自分自身が改善するのであれば、次回、その仕事を取り組む時間帯のところに、思いついた改善点をメモすれば、次回の行動に、確実に反映されます。もし、同僚や上司など他の人たちに提案して、改善していくというアイディアであれば、「いつ提案できそうか」をアクションプランナーを見て考え、たとえば「次回の営業会議」の時間帯のところに、その改善アイディアをメモします。すると、その改善アイディアを、周囲に伝え、行動に移していくことが、確実にできるのです。

「アイディア」を、余白やメモ帳に書き連ねるということは、「「今は行動する必要なし」「行動と関係ない」と考えていることになります。たいていの「思いつき」「アイディア」は、何かの行動に役立てようというものですから、「この思いつきは、だれに伝えようか」「いつ行動しようか」「いつ活用しようか」と自分の「使う時間」のところにメモする習慣をつけるといいでしょう。

つまり、「枠内に書けないものとは何か？」を考える。たとえば、営業会議に行ったら、相手が売り上げや商品数、コンセプトなど、さまざまな情報を話してくれたなど。そういった分量の多い情報は別のメモ帳に書くのがよいでしょう。しかし、その会議中に「では、来週水曜日までに企画書を送ります」と約束したら、それはメモ帳ではなくアクションプランナーの、たとえば火曜日の時間を確保して、水曜日の準備時間と書く。また、その中の情報で、社内会議で検討したい重要ポイントがあれば、それはアクションプランナーの次回の社内会議のところに書く、ということをするといいのです。

≪早朝や10時以降は？≫

ふたば40さんの「早朝や10時以降の予定はどのように書いたら」よいかという点ですが、これは枠の上と下に書いていただくのがよいかと思います。佐々木流の手帳術の大切なポイントの一つが「いつも持ち歩く」「いつも開いている」なので、24時間手帳にすると手帳サイズが大きくなるか、書く欄が小さくなり、ほとんど目的を果たせなくなるので、7時から10時という時間帯が、現在は、ぎりぎりの大きさなのです。残念ながら、それ以前、以降は、私も上下に書きこんでいます。……そして、可能ならその時間帯は、あまり「計画」して行動することが少ないように、この枠内で、行動計画を立てるようにしています。

≪プライベートや休日の使い方≫

y-minさん他、何人もの方から「プライベートの予定」や休日が上手に使えない、といったご質問が寄せられました。プライベート、という点では、仕事もプライベートも、アクションプランナーの時間枠内に、同じように書いていくことをお勧めします。行動計画の一元化です。私は、社長を務めているユニカルインターナショナルとイー・ウーマンという2社の役員会、営業会議などのほか、社外役員を務める会社の役員会、株主総会、政府の審議会などと同時に、子どもの運動会、三者面談、授業参観、保護者会など、同じように書いています。この枠内に書くようにすると、プライベートも実現していくとおもいます。

また、「休みたいモードになってしまっています」というコメントをいただきましたが、気持ちが向かないときは休んだらいいと思っています。3日目に採用した投稿に、ラッキーママさんの「予定通りボーっと過ごす時間も楽しんでいます」がありましたが「何も計画をしない」という「計画」にのっとって、ぶらぶらしていると、気持ちがいいものです。休日は、私の場合、子ども中心で動くので、基本は土曜日の朝、子どもたちと3人でアクションプランナーを3冊並べて、休日のプランをしています。もちろん、計画通りに行かないことも沢山ありますが、私にとっては「子どもと過ごす」というのが計画ですから、「計画通り」ということになります。最初にお伝えしたように「自分をハッピーにする」ためのツールですから、白紙でもいいんです。

≪優先順位の付け方≫

ブルーバユーさんからの「仕事の優先順位がつけられない」については、「早いもの順」がいいと思います。私は、手帳をいつも開いて仕事をしているので、何か発生すると、あいている時間帯に入れていきます。優先順位とは、その相手がいる時間枠の中で考えているのです。Aさんとの約束を入れているのに、Bさんの方が大切かも知れない、と考えて、キャンセルしたり、入れ替えたりなどとしていては、信頼を失うからです。子どもの運動会にコミットしていたら、仕事が入っても別の週にしてもらう、といったことです。しかし、たとえば、大切なクライアントから指定された時間が、社内での会議だった場合は、その内容によっては、社内と相談して、後からの会議を入れる場合もあります。

でもやはり基本は、いつも手帳を開いていること＋早いもの順で、自分で、自分の時間を予約していくのがいいのではないでしょうか。もちろん、何も考えずに、時間を上から詰めていくのではありません。その仕事に適切な時間帯を選んで、自分に予約をするということです。

≪時間の予測はどうするか≫

ファミリーさんの「時間の予測が上手くできません」、エゾモモンガさんの「定型でない業務の時間予測はどうするのか」というように、そもそもの時間の予測についての質問も多く寄せられました。これは、質問としては中級です。すばらしい。まず、時間管理をするというのは、自分の行動能力を知っていないと、できないことなのです。ですから、アクションプランナーを使って、はじめは、「企画を考える」と1時間ブロックするかもしれませんが、大切なのは、修了時の検証。「予定通りできなかった」「2時間かかってしまった」という時は、これは、大変な収穫だと認識してください。時間管理が下手なのではなく、初めて情報が入手できたので、次回の「企画を考える」には2時間、自分を予約すればいいのです。常に自分を認識できるようになると、必要な時間の分量も分かるし、スピードが上がったことも実感でき、達成感がありますよ。

≪達成感を感じるために≫

「チェックボックスを埋めていっても達成感がわかない事があります」というLindenさんは、時間管理や行動管理が課題ではなく、自分をハッピーにする方法を見つけることから始めるといいですね。何ができたらハッピーなのか。何に囲まれていたらハッピーなのか。それを追求していくと、行動にも反映できるのでは、と思います。次回お話ししたい「元気管理」です。Lindenさんは、ヨーロッパからの投稿、ありがとうございます。どちらの国・都市でしょう？　お会いできる日があることを楽しみにしています。

また、pearl513さん、やりたいことは必ずできるから、応援していますね。上手にアクションプランナー活用してください！

みなさん、1週間ありがとうございました。アクションプランナーを活用して、ハチコさんのように「私が主役」となってくださいね。自分が自分を動かし、ハッピーになれれば、周囲にプラスの貢献ができるようになります。イー・ウーマンから、たくさんのプラスを、社会に残しましょう。

また、円卓会議、または表参道カレッジで、お会いしましょう。本当にたくさんの投稿、ありがとうございました。楽しかったです。

佐々木かをり
株式会社イー・ウーマン代表取締役社長


	「佐々木かをりの時間管理術講座 in 東京」 2009年10月16日（金）19時～表参道カレッジにて開催！
	「佐々木かをりの時間管理術講座 in 大阪」 2009年11月7日（土）10時～ホテルグランヴィア大阪にて開催！
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