イー・ウーマン戸田江里子名刺の情報、管理のコツがありますか?

>>> 旧リーダーズ／メンバーからの移行登録について

	働く人の円卓会議

	人から学ぶ、人と学ぶ表参道カレッジ

	国際女性ビジネス会議

佐々木かをりの
win-win対談

今週のテーマ

会議番号:2865

名刺の情報、管理のコツがありますか?

投票結果

43票

227票

この会議への投票・投稿は
募集を締め切りました。

【開催期間】
2009年12月07日より
2009年12月11日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

戸田江里子　ハッピーコム代表取締役

私も含め、名刺の管理は苦手！、という方は多いかと思います。最近は、小型の名刺専用スキャナとデータを管……

議長コメントを全文読む

1日目までに届いている投稿から...

スキャナに頼ってます (yucci1・東京都・パートナー有・35歳)

名刺の情報をデータ化してくれるスキャナでスキャンして、CSV形式にしたデータを既存名簿データに追加。新規追加日と既存情報の情報更新日を入力しておきます。取引先で抽出したり、年賀状やメルマガ配信など役立ちます。CSV変換しておけばメールソフトへのインポートも一括でできますし便利です。

使用頻度順 (真打ち・栃木県・パートナー無・40歳)

仕事柄、名刺の交換や頂いた名刺を見る機会は滅多にないが、過去に交換した物も膨大ではない為、100円ショップで購入した手頃な大きさのファイルで管理している。この夏、携帯電話のデータが全て消えてしまう事態に見舞われ、復元出来ぬままだ。名刺を破棄する事はないが、何かの事態には現物の保存が重宝する事もあるようだ。

	ファイルに収納しています (しましまパンダ・東京都・パートナー無・31歳)
名刺用のファイルに入れていますが、いつ頂いたかをまだ自分が覚えているので、データベース化はしていません。今後さらに数が増えていけば、電子化した管理が結局は楽だろうと思っています。データベース化されている方はどんな風に工夫されているのかをぜひお聞きしたいです。

受け取った日付と場所 (dokinchn・東京都・パートナー無・39歳)

管理はうまくできていないのですが、名前と顔が一致しない事が多く、一度名刺をもらった人に「はじめまして」っていっしまうことや再度名刺をもらうことが多かったため、なるべく、受け取った日付と何の会でもらったかを書いて、あと簡単にへたですが似顔絵を書きます。へたなので人に見せられないですが、自分で書くと意外とあとあと顔を思い出せます。

上手く管理できません (鳰・栃木県・パートナー有・56歳)

最低限のことしかできません。名刺に、いただいた日付と得た情報や知識を書き込み、仕事用と私的用の2つのホルダーに入れています。製薬会社さんはアポイントの度に名刺をくれるので、必要でないときはお返しします。新情報を書いたら、古いのは捨てます。あいうえお順に並べれば便利なんでしょうけれど、それは初回しかできず、滅茶苦茶に入れているので、必要があって捜すときに時間がかかって不便だし、捨てているようでも結構重複してしまうので上手く管理できてません。

まだ狭いから？ (kimirie・兵庫県・パートナー無・39歳)

とりあえず、取引先、同業者、その他と3冊位のファイルに分けて、50音順に入れています。そして、年賀状の整理とともに必要な人は住所録のデータベースに入力し、不要な名刺は年賀状と一緒にしておき、まとめてシュレッダーにかけます。ただし、データベースだけでもパソコン等がないときは見られないですし、結局、プリントアウトするとそれなりの量になるし、手書きはもっと大変だし、皆さん、その辺りをどうされているのかは、とても気になるところです。

2日目の円卓会議の議論は...

名刺のバックグラウンドの管理も大切

私も含め、名刺の管理は苦手！、という方は多いかと思います。最近は、小型の名刺専用スキャナとデータを管理してくれるソフトがセットで販売されているので、重宝しています。
名刺交換の機会が多いので、しばらくそのままにしておくことも多く、結局、すぐ名刺の山になってしまうのですが。CSVデータで保管しておくと、他のソフトへ移して宛名ラベルの作成や、メールの送信も簡単にできます。

dokinchnの投稿にもありましたが、一度お名刺交換をした方でも「顔を思い出せない」ことも頻繁にあります。外で商談のために待ち合わせをした時に、お互いに顔を忘れてしまってなかなか会えなかったこともありました。実は自分の写真入りの名刺もなかなか作ることができず、いまだに解決策は見つからないのですが……。

また、業種別の分類や、出会いのきっかけまで入力しておかなかったため、相手に失礼な思いをさせてしまったこともありました。
弊社のイベントのご案内を、全く関係のない業界の方に送付してしまったり、「○○さんのご紹介です」とメールを出した時に違う方の名前を出してしまったり等々……。

名刺に記載されている内容以外のバックグラウンド（紹介者、何の目的で会ったか）の記録や管理も、住所などの連絡先と同様に大切なことを実感しています。バックグラウンドを管理しておくことで、商談などで力を貸してくれる人を見つけたい時、人を紹介してもらう時など、情報が活きてくることが多いと感じています。

すべてを管理するのは難しいので、私は名刺に一言メモを記入して、一緒に入力するようにしています。

次回は、名刺やデータの活用方法について話し合っていきたいと思います。皆さんは、名刺やデータをビジネスにどのように活かしていますか？　また、名刺の情報管理にまつわる失敗談「ここが抜けていて失敗した！」という具体例をお持ちの方は、ぜひ差し支えない範囲で皆さんにシェアしていただければと思います。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役


	「机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？」ナレッジマネジメントの始まりです
	「今後のキャリアのために勉強していますか?」円卓会議参加者が今「学び」たがっているととは？
	「佐々木かをりの「時間管理術」（12月開催）」のべ1,300名が参加し、満足度も99.4％の大人気講座！
	このジャンルの過去円卓会議をチェック
	このジャンルのトップページへ

	メロンリペア 15万箱　突破！抗酸化サプリメント

アクション
プランナー
時間が見える大人気の手帳

	イー・ウーマンに依頼する

	働く女性の調査

	マーケティングブランディングコンサルティング

	講演・研修のご依頼

	メディア掲載一覧

	取材のご依頼

	asahi.com 私のミカタ

	佐々木かをりのブログ

	佐々木かをりの Twitter

｜個人情報について｜利用規約｜各種お問い合わせ・お申し込み｜会社概要｜