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今週のテーマ会議番号:2865
名刺の情報、管理のコツがありますか?
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3日目/5日間
働く人の円卓会議
6位
【開催期間】
2009年12月07日より
2009年12月11日まで
円卓会議とは
戸田江里子
プロフィール
講演依頼
このテーマの議長
戸田江里子　ハッピーコム代表取締役
 円卓会議議長一覧
年賀状やご案内を出すと、必ず何通かは返送されてきたり、先方からいただいた連絡先や肩書が新しくなってい……
議長コメントを全文読む
2日目までに届いている投稿から...
月曜：1日目(テーマの背景) 火曜：2日目 水曜：3日目 木曜：4日目 金曜：5日目(リポート完成)
yes 名刺の端に (Hanapi・神奈川県)
後日、必ず名刺交換をした日と場を記入し、ファイルしています。たくさんの方と会うと、一人ひとりを覚えていられなくなりますが、思い出すきっかけがあると、次回は「○○でお会いして以来ですが……」などと親しみをこめてあいさつすることができます。ファイルはローロデックスを使っていますが、1台では収まりきらなくなってきたので、これからどのように管理しようか考え中です。
yes 名刺管理専用ソフトを使って (AnneRose・神奈川県・パートナー有・53歳)
PCに入力管理しています。省スペースにはなりますが、そのままではいらないものまでいつまでも取っておくことになります。やはり定期的にデータの見直しも必要です。たとえば、退職などですでに団体に属していない方とか、退社などで勤め先が変わった人、当然役職が替わる場合もありますので。
no 頭がイタイです…… (えりんてぃ。・東京都・パートナー無・29歳)
会社外での交流会・勉強会に参加するのが好きなので、毎年大量の名刺が集まります。2年ほど前まではある程度把握できていて五十音順に並べていましたが、もう今はばらばらに……。さらに年賀状ソフトに入れていた住所録200件が消えてしまい、また一から入力しなければいけないのかと思うと、今年の年賀状は挫折しそうです。何かいい方法はありますでしょうか
no 名刺はもらいっぱなしです (JUNIA・東京都・パートナー有・42歳)
連絡をとる必要のある人はすぐにメールをしてやり取りがありますが、連絡をとらない人の名刺はそのままになりっぱなし。特に管理をしていませんが、普段は困ることもありません。が、うまく管理が出来た方がいいんだろうなという気はします。
3日目の円卓会議の議論は...
月曜：1日目(テーマの背景) 火曜：2日目 水曜：3日目 木曜：4日目 金曜：5日目(リポート完成)
データの仕分けやアップデートを
年賀状やご案内を出すと、必ず何通かは返送されてきたり、先方からいただいた連絡先や肩書が新しくなっていて、自分のデータが古い事に気がついたりすることがよくあります。
住所移転や人事異動のご案内は、マメにチェックしてデータの更新をする必要がありますが、わかっていても日常業務の慌ただしさにかまけて、ついすべての人に行きとどかないという方も多いと思います。

私は、どうしても失礼があってはいけない方や、しばらくコンタクトを取っていない人への案内状は、必ずネットで住所や役職などを確認してアップデートするようにしています。ネットで確認できない場合は、電話で秘書の方などに確認するようにしています。もちろんすべての人にではありませんが。それとビジネスでは、3年とか一定期間お互いにコンタクトのない人は、一旦、情報発信先のリストから外すようにしています。退職や部署異動の可能性も大きいですし、仕分けも必要かと思っています。無作為的だったり形式だけの多数の案内の送付よりも、関わりの深い人のデータのチェックに注力する方が効率的かな、と考えています。

蓄積されたデータを皆さんはどのように整理、活用していますか？
年に１回年賀状だけはとりあえずすべての人に贈る、定期的に自分の近況を送るようにしている等々、活用法について次回は意見交換していきたいと思います。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役		 戸田江里子


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