最初の3行だけで内容を伝える（ocarina・東京・パートナー有・38歳）

上司に対する報告が多いので、要点だけをサブジェクトと、文頭に箇条書きにします。以前部下がA4で2ページくらいにわたる報告（それも結論がどこに書いてあるかわからない）を書いてきて、読まずに返したこともあります。忙しい人に読んでほしいならば、サブジェクトと最初の3行だけで内容を伝えること。詳細に関心を持ってもらう工夫が必要です。

使う表現は「ですます調」で（いまいくん・埼玉・パートナー有・40歳）

メールの場合、あまり硬い表現にならないように気を付けています。クライアントに対しても、使う表現は「ですます調」で「でございます調」はほとんど使っていません。基本的にメールの文章は、書き言葉と話し言葉の中間くらいのイメージで書いています。ちょうどこの文章のような感じですね。

読みやすかったメールを参考に（ぴんぽんぱん・東京・パートナー無・39歳）

メールでのやり取りが年々増えてきまして、多い時では日に100件以上になりました。自分自身がいただいたメールで読みやすいものを参考にしています。出欠を問うものなど、急ぎものは、表題に「Re：●●⇒出席します。」とか、中身を見なくてもわかるように書いています。村上龍さんの『eメールの達人になる』という本、とても参考になりました。わたしのバイブルです。

返信の期限を明記する（お江戸で小猿、トム吉！・東京・パートナー有・47歳）

相手の仕事中に電話を掛ける場合、わたしたちは「今、（通話のための）お時間をいただけますか？」というような断りを通常入れる。これは相手も別の仕事に手を取られているであろう、という配慮からである。メールの場合もそれと同様の配慮を自分なりにしている。

しかしながらメールは電話とは異なり、内容をいつ見るかは相手の勝手である。その点の相手側の優位性を割り引いて、わたしはそのメールに対する返信の優先度を必ず明記するように心掛けている。すなわち今日中の返事が必ず必要なのか？　今週いっぱいなのか今月いっぱいなのか？　それによって相手のスケジュールを検討させる余裕を与えるのである。反対に何らかのアクションを必要とするメールを受け取った場合には、必ず対応の予定と進捗を返事することを心掛けている。

ナンバーをふって分けてメール（ルネ・大阪・パートナー有・35歳）

メールの場合は、英文形式で記述するようにしてます。タイトルは、すぐにどんな目的のメールかわかるタイトルにします。文面は、誰に対してかを明確にし、必ず相手の名前を入れて（●●さまなど）簡単なあいさつ文を書いてから、具体的な内容と目的と結果を記述します。

返信の場合は、内容を下に残すようにしています。内容が多岐にわたる場合は、ナンバーをふって分けてメールします。添付は基本的には圧縮します。相手に失礼のない程度のボリュームとします。基本的にはメールでほぼ仕事の伝達が終わることが多いですが、リアルタイムの処理が発生した場合に関しては、電話を利用するようにしています。

文章中、否定形の言葉は使用しない（eco・30代）

メールのヘッダだけでなく、送り先のアドレスにも封書同様に敬称をつけています（アドレス帳に敬称付けで登録）。用件は段落ごとに手短にまとめ、次の段落内容との間に行間をあけて見やすくわかりやすく。また、スムーズにやり取りするために、その案件の進行期間中の自分の不在予定なども書き添えます。

さらに署名には、ただし書きとして急ぎの場合の連絡先を必ず記載。それから、前向きで気持ちよくお互いにやりとりできるよう、文章中、否定形の言葉は使用しません。仕事でもプライベートでも同様に、こんなことを心掛けてメールしています。