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2001/7/2(月) - 2001/7/6(金)
5日め

テーマビジネスメールで失敗したことある?

今日のポイント

失敗しないビジネスメールのポイント教えます!

投票結果 現在の投票結果 y69 n31 これまでの投票結果の推移
凡例
キャスター
大塚葉
大塚葉 『日経PCビギナーズ』

ビジネスメールでの失敗についてお聞きした今回。みなさんのご投票数は「失敗したことがある」人が、「ない」人の約2倍となりました(5日朝)。簡単に送れるメールだけに、「しまった! 」はつきもの。そこで今回……

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これまでに届いているメンバーからの投稿

YES

友達なら笑い話なのに(なずな・未婚)

事業部長にメールを送る際に、「おはようございます」と打つところ、「おはようございまうす」と打ってそのまま送った。CCで同送した先輩から指摘が! 事業部長は笑っていたらしいが、送る相手が相手だったらと思うと恐ろしい。それからきちんと読み返すようにした。

お詫びの、そのまたお詫びメールっていったい?(morgan92)

ミスをしてしまったときは、電話をかけられる相手であれば、すぐにお詫びの電話をかけていました。いずれにしても、すぐにお詫びと訂正の対応をするのが一番いいのではないでしょうか。しかも落ち着いて。以前、慌てて訂正メールをだしたら、同じものを2回連続で送ってしまい、目もあてられなかったことが……。お詫びの、そのまたお詫びのメールって、かなりキビシイですよね。はぁ……気をつけよっと。

「失礼」してしまったことの方が……(ゆぅ)

ビジネスメールで受け取って「失礼だ! 」と感じたことはありませんね。手書きのFAXでは頭文と結句がなく、しかも書きなぐったようなものだとなんとなくイヤで、その人自体に悪い印象を持ってしまいます。これが、ワープロ、メールだとあまり感じない、どころかまどろこしくなく簡潔でいぃなと思ってしまったり。不思議なものですね。ところで、自分の失敗は「簡潔過ぎる」メールを送ってしまったこと。まさに要用のみ! って感じで……本当に郵便なら取り戻しに行くところです。そこがメールの怖いところ。失敗を無くすにはやはり基本に返って「見直し」を忘れずにですね。

性格、でますよね。(わるわる・東京・既婚・35歳)

よくゴルフをすると性格が分かるといいますが、メールもそうだと思います。慌て者、おおざっぱな自分の性格がバレバレです。紙に書いた場合は見直したりするのでそうでもないのですが。相手の名前を打ち込み損じて「●●様」とするところを「▼▼様」としてしまったり、宛先のアドレスが違っているのに気づかずに何度もメールを送って数日後に大量に「Undeliverable」と戻ってきたり……。今のところ、ささいなミスで済んでいますが、気をつけたいものです。

忙しいときに限って、失敗しちゃう(Yasumin)

編集途中のメールを送っちゃったり、スタッフの打ち合わせ用のメールをお客さんに送っちゃったり、いろいろ……。忙しいときに限って、そんなミスメールで謝罪メールをさらに流してと、手間取ってるんだよね〜。簡単に送れちゃうのも考えもの。あと、仕事でスタッフを募集したときに、「詳細希望」とだけ書かれたメールが来ました。どこの誰かも、いくつの人かもわからない。女性なのか、男性なのかもわからないメールは困りますよね。あと、メールアドレスを夫と共有していて、文面は明らかに女性なのに、差出人が男性名っていうのも困ります。

面識のない相手へのメールは特に難しい(Maja)

はじめてのメールでつい無理なお願いばかりしてしまいます。最近、実際あまりお会いする機会がない方々に、セミナーの講師依頼のメールを送っています。電話で概略を説明した後でメールを送信しましたが、手短かに用件のみを書くと、かなり一方的で無礼なメールになるのでは。あまり丁寧なのも回りくどく分かりにくいと思いますが、面識のない場合はご迷惑かもしれません。細かい交渉はやはり会って話したほうが安心ですが、多忙な方々に貴重なお時間をさいていただくのも申し訳なく思うので、メールは難しいものだと思います。

社内メールだってルールあり!(monmon・東京都)

明らかに入社年度も下で、年齢も下のヒトからもらった返信メールが「かしこまりー」だの、「〜してちょ♪」だの書いてあったら誰でも「ぷっつーん」と脳の毛細血管が切れませんか?こっちはちゃんとした文章でメール送ってるのに……(怒)。いつからアンタと友だちになったんだ???って。

やっぱりDM!(chokota5・東京・未婚・27歳)

やはり気分が悪いのが、DMを受け取ること。それも、同じ内容のものを連続で受け取るのはもっと気分悪くなります。手間を省くため、BCCにして、きっと何百人・何千人に送っている内容だとは思いますけど。あと、これは、知人のセールスの話。BCCのつもりで送ったDMが全てTOで間違えて送信してしまったため、受け取った人全てにメールアドレスがわかってしまって大変な騒ぎになったことがありました。お客様からのクレームなど。プライバシー侵害になってしまいますものね。幸い、その後は落ち着きましたが、やはり、そのセールスのしたミスかなり重かったと聞いております。みなさん気をつけましょう。

ビジネスメールの「枕詞」とは(sara・東京都・既婚・30代)

同じ職場で部署の違う人から、あるファイルを毎月送ってもらっていたことがあるのですが、いつも本文が無く、ファイルが添付されているだけ。そっけないというか、一言「○○のファイルをお送りします」ぐらいあってもいいんじゃないの?と思いました。また、わたしの仕事場でのメールの書き出しは、取引先へは「いつもお世話になっております。」、同じ職場の人へは「お疲れさまです。」から始まります。新人が取引先に「お疲れさまです。」と書いて送ったのは一応注意しましたが、この枕詞のような書き出しは、日本語だけでしょうか?

取引先に私用メール……(メール大好き・東京・未婚)

とんでもない失敗をしてしまったことがあります。会社で私用メールをしていたのですが、それを間違って、取引先に送ってしまいました。内容はおとなしいものだったので、そんなに困ったことにはなりませんでしたが、冷汗ものでした。それ以来、私用メールは家だけでするようになりました。

ウィルスを取引先に!

知人からウィルス感染メールを送られて、つい無神経にも触ってしまったため自分のPCも感染してしまい、挙げ句の果てにそれに気づかず取引先にメールを送ったために先方から「ウィルスついていましたよ」と連絡が! 幸いにして、先方の会社はウィルス対策が万全だったので大事にいたらず、しかもご親切にも駆除情報を添付したメールまでいただいてしまいました。その情報をもとに何とかウィルスを駆除することが出来ましたが、申し訳ないやら格好悪いやら……。みなさん、ウィルス情報は常に更新しておきましょう。

NO

プライベートでは(Y.KOG)

プライベートではありますが、ビジネスではありません。ビジネスでそんなことするのは軽率でしょう。

昨日までのみなさんの投稿を読んで

ビジネスメールでの失敗についてお聞きした今回。みなさんのご投票数は「失敗したことがある」人が、「ない」人の約2倍となりました(5日朝)。簡単に送れるメールだけに、「しまった! 」はつきもの。そこで今回は、失敗しないビジネスメールのポイントを挙げてみましょう。

  1. 送信先は必ずチェック
    メールを送る相手を間違えるのが、一番痛いミス。取り返しがつかないメールの失敗は、だいたいこのケースです。特に、メールに返信するときは注意が必要です。
  2. 本文に書く要素は最低3つ
    ビジネスメールの本文を書くときに最低限必要な要素は、書き出しに相手の名前と自分の名前、そして最後に署名。これらは忘れずに! 
  3. 送信ボタンを押す前に一度は見直しを 「編集中のメールをうっかり送ってしまった」「誤字脱字があった」などは、もう一度読み直すことである程度防ぐことができます。上記の3点を守っていれば、たいていの失敗は防げるはず。

あとは、送る相手と自分の関係次第です。親しい相手や顔見知りならば、ミスがあっても関係の修復はできるもの。最も注意すべきは、あまり親しくない相手や複数の人にメールするときでしょう。なおわたしの個人サイトhttp://www.sohyoh.comで、メールやネットでのマナーについて書いたメールマガジンを発行しています。ご興味があれば、ご覧ください。

大塚葉

大塚葉

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