イー・ウーマン戸田江里子さんメールの整理、きちんと出来ていますか？

>>> 旧リーダーズ／メンバーからの移行登録について

	働く人の円卓会議

	人から学ぶ、人と学ぶ表参道カレッジ

	国際女性ビジネス会議

佐々木かをりの
win-win対談

今週のテーマ

会議番号:2292

メールの整理、きちんと出来ていますか？

投票結果

287票

448票

この会議への投票・投稿は
募集を締め切りました。

【開催期間】
2007年10月22日より
2007年10月26日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

戸田江里子　ハッピーコム代表取締役

実はこの2～3年、スパムメールやウィルス付きのメールが毎日大量に会社のアドレスに送られてくるようになり……

議長コメントを全文読む

1日目までに届いている投稿から...

フォルダを活用しています (川瀬杏・東京・パートナー有・26歳)

メールの整理には、メールソフトの自動仕分け機能と、手動での仕分けを平行して利用しています。届いたものの中から、処理しなくてよいもの、もしくは処理したものは全てフォルダに分け、受信トレイには未処理のものだけを残すようにしています。またメルマガ等の定期的に届く、読むだけのメールは全て自動的に当該フォルダに分けられるように、メールルールを設定しています。

日々溜めないようにしています。 (デミー・兵庫・パートナー無・29歳)

私の場合、1日にそれほど莫大な量のメールはきませんが、ある程度溜まってくると、さっと目を通し、要らないものは即削除。あとは重要・緊急のものは読んで返信したり、保存する場合は普段使わないフォルダに入れています。残りはいつでも見れるよう受信フォルダにそのまま入れておきます。名前つきフォルダにしても、あまり保存先を細かく分けすぎて、自分で分類基準が分からなくなるので、2つだけにしています。あとは毎日、メールを見て溜めないように心がけています。

	迷惑メール (Aska)
メールの整理、自分では、まあ合格といったところでしょうか。問題は迷惑メール、ツールを使っても何をしても増える増える。最近はどこで何をどうしたのか外国からのものまで。まったく困ったものです。皆さん、どうしているのでしょう。

Googleメールを活用 (aibe・大阪・パートナー有・32歳)

長期保存が必要なメールは、フィルタを設定してGoogleメールに転送しています。Googleメールであれば簡単に検索できる上に、フォルダではなく「タグ」で管理ができるので、階層化したフォルダに悩まされることもありません。ローカルのメールソフトでもフィルタを設定してすぐ仕分けできるようにして、たまりすぎないように一定期間が過ぎたメールはどんどん削除しています。後で必要になりそうなメールはGoogleメールに残っているので問題ありません。

	飛び出すアイコンに注意 (reikot・大阪・パートナー有・36歳)
幾つかのメールルールを作っています。アドレス登録している人からのメールがあったときはメールアイコンがDock（Macユーザーならでは？）から飛び跳ねるように設定していますし、職場に届くメールは、携帯に転送するようにしています。おかげでチェック漏れというのはありません。

人のふりりみて…… (ぺり・鹿児島・パートナー無・25歳)

「いつきたメールだったかな」と目当てのメールを探すことがよくあります。フォルダ別に分類してはいるものの、どのフォルダに入れようか迷うようなものはほったらかしなので、探すのに時間がかかります。「人のふりみて我がふり直せ」で、一目で内容が把握できるようなメール件名をつけることの大切さがわかりました。

整理のしすぎで失敗…… (Perla・千葉・パートナー無・38歳)

余分なものを取っておくのが嫌いな性分のため、用済・不要メールはまめに整理・処分するようにしています。しかし先日それが裏目に出る出来事がありました。私が開発導入を担当するシステムがIT統制監査の対象となり、そこで過去の開発承認に係わるメールの回示を求められました。しかし大部分は既に処分してしまった後……。正直に事情を説明し監査法人には理解していただいたものの、「要改善事項」として指摘されてしまいました。整理しすぎで失敗した痛い例でした……。

消すか消さないか、それが問題 (れぜーる・神奈川・パートナー有・40歳)

最近は検索などで簡単にメールを探し出すことができるので、整理よりも、安全性が問題になると思います。安全性とはメールが消えないようにすること。そのためにはバックアップを取りやすくするために、容量を減らすことが重要になると思います。そのためにはメールを消さないといけないのですが、それを判断するのが難しい。迷惑メールを消すのは当然ですが、もしかしたらいるかもしれないメールとか、時間が経つといらなくなるメールとか、皆さんがどうやっていらっしゃるのか知りたいです。

2日目の円卓会議の議論は...

自動仕分けだけに頼らず、手動での確認と迅速な処理がポイント

実はこの2～3年、スパムメールやウィルス付きのメールが毎日大量に会社のアドレスに送られてくるようになり、フォルダでの仕分け、ウィルスソフトのチェックレベルを最高レベルに設定する、見知らぬ差出人からのメールの即削除するといった対策を徹底したことがありました。

ところが、顧客からの問い合わせメールや添付ファイルの書類、メーリングリストの投稿がスパム処理されてしまう羽目になり、逆にメールの送信元に不快な思いをさせてしまう事になってしまいました。

そこで現在は、投稿でもご意見をいただきましたが、「フォルダの自動仕分け」と「手動での仕分けとチェック」の両立を実践しています。相変わらずスパムメールは多いのですが、大切なクライアントからのメールを「スパムと思って消しました」というのは言い訳にはならないので、怪しいと思われるメールでも件名などを確認して、場合によっては本文を確認してから処理するようにしています。

加えて心がけているのは迅速な返信です。「後で返事を送ろう」と思って保管しているメールは、返信を忘れたりタイミングを逃してお詫びのメールになってしまう事がしばしばあります。

とりあえず、メールを受信したら、即座に返答できない事であればメールを受信した旨といつまでに返答する予定かを返信して、フォルダへ移動しています。フォルダもざっくりと5つくらいに分けるようにしています。フォルダが多すぎると確認作業に時間をとられることになりがちです。

とかく、捨てるメール・捨てないメールの見分け方と保存方法については、どうしようかと迷うこともしばしばです。皆さんはどのように工夫されていますか？　ご意見をお聞かせください。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役


	「無料ソフト、活用していますか？」ビジネスにも使える無料ソフト
	「佐々木かをり対談 win-win > 第69回藤沢久美さん」新聞記事をつなげて連想するんです
	このジャンルの過去円卓会議をチェック
	このジャンルのトップページへ

	メロンリペア 15万箱　突破！抗酸化サプリメント

アクション
プランナー
時間が見える大人気の手帳

	イー・ウーマンに依頼する

	働く女性の調査

	マーケティングブランディングコンサルティング

	講演・研修のご依頼

	メディア掲載一覧

	取材のご依頼

	asahi.com 私のミカタ

	佐々木かをりのブログ

	佐々木かをりの Twitter

｜個人情報について｜利用規約｜各種お問い合わせ・お申し込み｜会社概要｜