イー・ウーマン戸田江里子さんメールの整理、きちんと出来ていますか？

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会議番号:2292

メールの整理、きちんと出来ていますか？

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【開催期間】
2007年10月22日より
2007年10月26日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

戸田江里子　ハッピーコム代表取締役

メールの区分けに関して、フォルダ名に日付をつけたり、送信者別、案件別にしたりと、工夫をしているという……

議長コメントを全文読む

4日目までに届いている投稿から...

フォルダ名を一工夫 (m yukie・神奈川・パートナー有・43歳)

フォルダ名は分かりやすくし、頭に受信日を付けています。また、処理済み分は、送信元別や分野別のフォルダに収納することにより、未処理分だけ目につくように工夫しています。総務を担当しており、自身宛のメールの他、所属宛のメールを確認して転送したり、取りまとめて回答していますので、処理もれには細心の注意を払っています。私が休暇をとっても支障のないように、誰が見ても分かる、検索しやすい整理を心掛けています。

日付別や名前別など、分かりやすいフォルダで (まるげりーな・千葉・パートナー有・32歳)

メールの整理は、「今すぐに」がモットーです。フリーランスという仕事柄、仕事の依頼や、顧客からのご相談やご連絡など、ほとんど全てがメールでやってきます。ですので、1つの案件が一段落したときには、必ず、関連するメールの整理をして「終わり」とします。メールも、話の流れが分かるように、日付別や名前別など、分かりやすいフォルダで整理しています。仕事がたてこんで頭が混乱しても、該当フォルダを開くだけで、これまでの担当者や顧客とのやりとりが、鮮明に頭の中に戻ってきます。

	会社のメールは手動管理 (あきんぼ・東京)
自宅メールは、自動でフォルダに振り分けますが、会社のメールは手導で振り分けます。そうしないと、読み落しが発生するからです。1､2年に1度、フォルダの構成を見直し、詳細化したり、まとめたりもしています。

どんなメールも「宝の山」かも！ (Perla・千葉・パートナー無・38歳)

業務用アドレスに届くメールに限定して述べると、私宛に届くメールはすべて何かしらの「情報源」となり得ると考えています。実際、CCで届いた一見自分の担当業務と無関係そうなメールから、停滞していた案件解決のヒントを見つけた経験を何度もしています。そのため、届いたメールはフィルターにかけず、まずすべて内容を確認します。その後、対応の要否・優先順位付けをします。メールという「山」に、わずかでも「砂金」が存在しているかも知れませんから。私は常にその可能性を探しています。

仕分けしきれていません。 (yu-ho・北海道・33歳)

毎日、3つのメールアドレス宛にスパムも含めて大量のメールがきます。自分なりに仕分けルールで15項目程度のフォルダに分けているのですが、未だに重要なメールを誤って消去したりすることがたまにあります。また、PCの調子が悪くなったとき、保存していたメールがすべて消えてしまったことがありました。アドレス帳と違ってバックアップしきれず、大事なものも含めてメールがなくなっていたときは冷や汗をかきました。

5日目の円卓会議の議論は...

わかりやすいフォルダ分けと迅速な処理でらくらく整理を

メールの区分けに関して、フォルダ名に日付をつけたり、送信者別、案件別にしたりと、工夫をしているというご意見をいくつかいただききました。

今日、私が受け取ったメールの中に「ありがとうございました」、「先日の件」といった内容の不明なものや、「○田△子です」といった名前を件名につけるメールなどがありました。どれも一見スパムメールかと思ったのですが、中身を確認すると知人や取引先からの仕事の用件に関するものでした。このようなメールは自分でフォルダに整理するときも、何の用件に関する事かわからなくなってしまうので、別途件名を補足したりと注意が必要です。

逆に自分が送信したメールもきちんと相手に整理されたいので、プロジェクト名と日付、もしくはその1、その2といった送信回数などを明記する等を心がけています。お部屋の収納と同じで、必要なときにすぐ引き出せる場所(フォルダ）や目印（日付など）が大切なのかもしれません。

そういえば私の知人でも机の上が整理されている人は、パソコンの中身やメールのフォルダも綺麗に整理している人が多いような気がします。メールもためてしまうと整理が大変です。普段から迅速な処理をしておくと見落としや返信忘れも少なくなります。

よく職場で「整理整頓」と標語が掲げているのを見かけますが、これはメールにもきっと言えることかと思います。今回のサーベイを通じて、私自身も普段の整理方法で反省する点がたくさんありました。用紙の書類がメールに代わったことで、自分にとって便利な整理方法、そして部門や会社内での共通ルールもガイドライン設定が必要だと思います。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役


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