イー・ウーマン戸田江里子さんメールの整理、きちんと出来ていますか？

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会議番号:2292

メールの整理、きちんと出来ていますか？

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【開催期間】
2007年10月22日より
2007年10月26日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

戸田江里子　ハッピーコム代表取締役

「Shuriken2007」のようなメールソフトの使用や、まずは「ごみ箱」にメールを入れて、重要なものをピックア……

議長コメントを全文読む

3日目までに届いている投稿から...

仕分け設定が簡単なソフト (aibe・大阪・パートナー有・32歳)

Shuriken2007を使っています。Altキーを押しながらメールをフォルダにドラッグすると「仕分け設定」画面が開き、すぐに設定できるので大変便利です。スパムは右クリックで設定すれば次回から迷惑フォルダに直行。迷惑メール学習型フィルタも付いているため、悩まされている方にお薦めです。スパム対策でベストなのは面倒でも10文字以上の長いメールアドレスに変えて、アンケートや買い物には104webなどの転送サービスを利用することです。アドレス変更は不要なメルマガの整理にもなります。

	不要なメールは破棄 (ルビ丸・神奈川パートナー無・)
複数のアカウントメールを受信しているので、迷惑メールが半分以上。キーワードを検索チェックして、随時破棄しています。メールのタイトルを統一し、ソートしやすくしています。

	「ゴミ箱」の活用 (Lancer・東京・パートナー有・33歳)
基本的に全てのメールは「ゴミ箱」に入るようにしています。重要なものだけフォルダに入れます。「ゴミ箱」も1週間半ほどは入っているので、重要でないものはその間に判断します。

ToとCCを使いわけます (ぐれーす・東京)

受信フォルダに全通受けますが、すべてに目を通す時間はありませんので、差出人で判断します。また、自分以外の方がメインである、と解釈できるCCのメールは後回しにしています。整理法としては、毎月初めに受信フォルダに残っているメールの内、削除できるものは削除、残しておきたいメールはフォルダに整理します。しかかり案件は何度か目を通して確認することもあり検索頻度が高いため、即座にフォルダ移動はしていません。

	整理は不要 (きんた＠とうきょう・東京パートナー有・)
必要なときに検索して、情報を引き出せばよいと考えております。迷惑メールのみ削除して、あとは、メーラーの機能を十分に活かしておければ、そもそも整理という概念はいらないのではないかと、私は考えます。

4日目の円卓会議の議論は...

メール対応の優先順位のつけ方に工夫を

「Shuriken2007」のようなメールソフトの使用や、まずは「ごみ箱」にメールを入れて、重要なものをピックアップする等のユニークなメール整理法を皆さんからいただきました。一方で「必要なときに検索すればよいので、そもそも整理をする必要はないのでは」というご意見も。

整理に手間と時間をかけるのであれば、最低限のメーラーの機能のみを活用する方がストレスが少ない、という方もいらっしゃるかもしれません。私の場合、一番気をつけているのはスパムやＤＭメールは別として、「返信メールをすぐに送る必要のあるメール」かメーリングリストや案内メールなど「保存しておいて後で読むメール」かの判断を即座に区別することです。

知人が複数加入しているメーリングリストなどは、会合などでメンバーが顔をあわせる前に遡って読んだりします。あらかじめ近況や話題などチェックしておくことで、あったときの会話も弾みますし、相手がメールで情報発信してくれていることに対し、「知らなかった」ということの無いように心がけています。

実はビジネスで関係している方々に、仕事上の情報発信のメールを時々送っているのですが、ある方から「毎日何百通のメールがくるので、貴方からのメールが何通もくると、重要でない内容もあるので読んでいる時間がない。私にとって必要な情報のメールだけ送って欲しい」といわれたことがありました。

確かに、この方ご自身にとって緊急を要する案件ではなかったかもしれませんが、プロジェクトのメンバー全員には共有して欲しい情報でしたので、とても残念に思いました。この件以来、わが身に立ち返り、直接自分宛てに、即答を求めるメールではなくても、フォルダにまとめて保管をして読むようにしています。そのためフォルダはアカウント別および返信の緊急度別で区分けしています。

皆さんはどのようにメールの区分けをされていますか？　ご自身で実践している基準などありましたらお聞かせください。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役


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