イー・ウーマン戸田江里子さんメールの整理、きちんと出来ていますか？

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会議番号:2292

メールの整理、きちんと出来ていますか？

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【開催期間】
2007年10月22日より
2007年10月26日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

戸田江里子　ハッピーコム代表取締役

『捨てるメール・捨てないメールの見分け方と保存方法』へのご意見ありがとうございました。皆さんそれぞれ……

議長コメントを全文読む

2日目までに届いている投稿から...

業務関連のメールであれば (aibe・大阪・パートナー有・32歳)

メールソフト内に残さなくてもよいのです。たとえば議事録と同様にサーバの案件ごとのフォルダにテキストファイルとして残したり。プロジェクト名、件名、FromTo（頭文字などで短縮）、日付などを連結して一意に識別できる情報をファイル名にします。削除不可メールの目安は、決定要因、納期、契約内容に関するもの、特に「自分にしかきていないメール」だと思います。メールに限らず常に、自分に万一のことがあってもフォローしてもらえるだけの情報をわかりやすい場所に残すことが重要です。

スパムが多すぎて (せぶん・奈良・36歳)

仕事上、4つのメールアドレスを使っています。仕分けツールは必須。現在私の仕分けフォルダは枝づけフォルダ（下層も作ってます）もいれて56個あります。プロバイダーの「スパムに印をつける」サービスも活用しています。でも海外からの仕事や友人からのメールが、HTMLだったりヨーロッパ言語が入ってて「スパム」として誤認識されたりします。それで、携帯にメール受信の通知させて、リアルタイムでメールの差出人がチェックできるようにしています。

できるだけ細かく分類 (きたさん・長野・パートナー有・28歳)

仕事上のやりとりは、ほとんどがメールで行われる職場で働いています。毎朝、出勤直後はメールチェックが日課です。入職当時は、かなり大雑把にメールを分類していたのですが、大事な用件のメールとそうでないものが混在してしまって、同僚に迷惑をかけることもありました。現在は、30項目くらいに分類して具体的なネーミングをつけ、不要なものはすぐに削除すると共に、重要なメールにはすぐに返信するようにしています。以来、相手方に迷惑をかけることはほとんどなくなったように思います。

	全部受信トレイ (ラブチャイルド)
メールマガジンなどはテキスト形式にして保存し受信トレイから削除します。それ以外残そうと思うものは全部受信トレイにいれて、見たいときはメーラーの検索機能を使っています。フォルダに分けても、どのフォルダに入れたかわからなくなってしまう気がします。

「作業」と「参加」を抜き出す (Hurry1・東京・パートナー有・58歳)

メールをチェックするとき余り時間の余裕がないと、返信の必要なものもついそのままにしてしまいます。後から探そうと思うと意外と大変だったりします。このようなことを避けるため、「作業」と「参加」というフォルダを作っています。前者は返信や申し込みなど何らかの作業が必要なもの、後者はセミナーやコンサートなど自分が出向くものです。週1度位この2つのフォルダーをじっくり調べる時間を作るようにしています。「きちんと整理」には程遠いですが、少しは改善になりました。

3日目の円卓会議の議論は...

社内SNSの導入

『捨てるメール・捨てないメールの見分け方と保存方法』へのご意見ありがとうございました。皆さんそれぞれご自身のお仕事のスタイルに合った工夫をされていて、とても参考になりました。

弊社では、情報のやり取りの見落としやモレを軽減するために、スタッフ間やプロジェクト案件の報告などは、自社の専用SNS上に案件毎の専用コミュニティを作り、やり取りをするようにしています。

ただ、メールのように常時送受信しているわけではないので、急な要件があるときメールで要旨のみを送り、詳細は急ぎSNSにアクセスしてもらうようにしています。関係者のみのコミュニティですので、安心してアクセスできますし、案件ごとにコミュニティが分かれていますので、時系列で話を追うことができます。

社内SNSは最近、企業でも導入する事例が増えています。社内ブログや専用グループウエアを活用している企業も多いと思います。

以前は、内部スタッフ宛のメールをクライアントにもCCで送ってしまったり、思い出すと今でも赤面してしまう失敗もありましたが、社内用メールと外部とのメールやり取りを別のツールで管理することで、情報の行き違いも少なくなりました。今後、さらに技術が発展して便利なツールが出てくることを期待したいです。

皆さんが普段使用している、メールや情報を整理するのに便利なソフトウエアやサービス、ツールがありましたら、ぜひお聞かせください。

戸田江里子
ハッピーコム代表取締役


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