イー・ウーマン渋谷和宏さんムダな会議、減ってきましたか？

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今週のテーマ

会議番号:2303

ムダな会議、減ってきましたか？

投票結果

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403票

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【開催期間】
2007年11月05日より
2007年11月09日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

ご投票、ご投稿ありがとうございました。　「ムダな会議、減ってきましたか？」へのご回答はYesが31％、No�……

議長コメントを全文読む

1日目までに届いている投稿から...

メールの活用 (ギエム・東京・パートナー無・50歳)

単に情報をシェアするためだけに一定の時間に一定の人数を集めること自体が大変なのに加え、そのアレンジ（スケジュール調整や部屋の予約など）をすることにも多大なエネルギーが必要になり、しかも会議に出たり入ったりする人がいたり、最悪です。情報シェアにはなるべくメールを活用し、伝えるべき人には全てに同じ情報を提供するようにしています。きちんとその情報をフォローするかどうかは個人の責任に委ねます（情報を一部の人（自分だけ）で囲ったり、フォローしない人もいますが）。

	「必要な会議」の見極め (まゆみｔｍ・東京・パートナー無・38歳)
メッセンジャーやメールなどを活用するため、逆に顔を合わせて行なうべき「必要な会議」がおろそかになり勝ちと感じています。「必要な会議を効率的にこなす」ために、その必要性の見極めも重要だと思う今日このごろです。

日本人は会議ベタ？ (Perla・千葉・パートナー無・38歳)

外資系企業に勤務していますが、日本人は概して会議ベタだなと思います。外国人主催の場合、ホストは既に議論のストーリーを自身で描いていることが多く、会議はあくまで「結論に対する合意の場」。そのため意味のない会議はそもそも開催しません。これに対し日本人主催の会議、ひどい場合はホスト自身が何を討議したいのか分かっていないのでは？　と思われるケースも少なからずあります。そのため長時間話しても成果の見えない会議の多いこと。これは以前からあまり変わっていません。

配布資料が無い会議 (ぴかぴか・東京・パートナー有・36歳)

会議があるのに、資料を作ってこない課があって困っています。「議論をするにしても、メモでもいいので叩き台を作ってください」とお願いするのですが、「資料作る暇は無いから、口頭で説明するよ」の一点張り。頭にきたので、会議で議論したい案件については事前の資料提出をルール化したのですが、今度はうちの上司が弱腰で、「みんなも忙しいから、あまり厳しくしないで」と言う始末。会議することが目的になっている気がします。無駄な会議を無くして早く帰りたいです。

ますます増えています (やっちゃん２４・大阪)

私の出席する会議では、原因は2つあります。1つめは「ひとまず、集まる。開催することに意義がある」という考え方、2つめに、出席者の参画意識のなさです。会議資料の事前配布があっても、事前に読まず、会議上で読み始め、当然意見は出ません。ムダな会議を減らすには、周知のみであれば、会議を開催せずメール等で済まし、開催する際は主催者がしっかりとした目的を持って、事前に参加者に落とし、参加者は自分の意見を発言し、討議し決定するという意思を持つことだと思います。

逆に増える一方です。 (yu-ho・北海道・33歳)

病院に勤めています。医事紛争・訴訟の増加、診療報酬の削減等を始めとした昨今の医療環境の激変により、逆に会議が増え、院内全体の定例の会議だけで週に20近くもあります。法律などで設置が義務付けられているもの、経営改善のためのもの、職種間などの連絡会議など挙げればきりがありません。そうなると当然メンバーがかなり重複しますので、会議自体もマンネリ化しています。最近、内容の近い会議を合併して行い、密度の濃い議論をしようという機運がようやく出てきつつあるところです。

時間の無駄だと思いつつ (Struppi・海外・パートナー有・35歳)

海外在住ですが無駄な会議は存在します。すでに同じような内容の書類がメールで送られているのに、同じ内容を会議でくり返したり、全く自分の業務とは関係のないことで会議に呼ばれたり……。本当にこの1時間の無駄な会議の間にどれだけ自分の仕事がはかどるか、と思うと腹が立ちます。チームのメンバー同士の交流を図ってるのか何なのか、一度上司に聞いてみたいものです。

理想と現実の違い (コッコ・ハッハ・広島・パートナー有・49歳)

少人数の小さな会社のため、トップのワンマン的な会議はいつも無駄を感じます。少人数なのに、仕事上の本音の話ができてません。以前ある程度意見を述べましたが意見を出しても返事がありません。考えの違いから全く変化なしです。今回の「ムダな会議を減らす法」や「会議を実り多いものにする法」を今後の参考にさせていただきたいと楽しみにしております。

2日目の円卓会議の議論は...

ムダな会議、ますます増えています！

ご投票、ご投稿ありがとうございました。
　
「ムダな会議、減ってきましたか？」へのご回答はYesが31％、Noが69％でした。ムダな会議を減らして労働生産性を上げようという声があちこちで聞かれ、会議の運営方法についての本が売れているというのに、Yesが3割強に過ぎないという現状はやはり問題ですね。

ご投稿からも「ムダな会議は減らず、それどころか増えている」という傾向が読み取れました。「ますます増えています」とはやっちゃん２４さん。その原因について「ひとまず、集まる。開催することに意義があるという考え方、2つめに、出席者の参画意識のなさ」と分析します。yu-hoさんも増える一方だと言います。「病院に勤めています。医事紛争・訴訟の増加、診療報酬の削減等を始めとした昨今の医療環境の激変により、逆に会議が増え、院内全体の定例の会議だけで週に20近くもあります」

ではなぜムダな会議が減らないのでしょうか。Perlaさんは言います。「外資系企業に勤務していますが、日本人は概して会議ベタだなと思います。（中略）日本人主催の会議、ひどい場合はホスト自身が何を討議したいのか分かっていないのでは？　と思われるケースも少なからずあります」。手厳しいご意見ですが、うなずけますね

それでは明日もよろしくお願いいたします。投稿ではぜひ「どうすればムダな会議をなくせるか」についてアドバイスをください。

僕が取材してきた範囲では、立って会議をする、会議の時間をどんなに長くても1時間に決める、外部の研修などに出してファシリテーター（進行役）を要請する──といった取り組みをしている企業がありました。皆さんのところはいかがでしょうか。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


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