イー・ウーマン渋谷和宏さんムダな会議、減ってきましたか？

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今週のテーマ

会議番号:2303

ムダな会議、減ってきましたか？

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【開催期間】
2007年11月05日より
2007年11月09日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

ムダな会議には本当に困ったものですよね。しかも会議には複数の人が出席するわけで、仮に出席者が10人いて……

議長コメントを全文読む

3日目までに届いている投稿から...

スタイルを変えて (yoshikay・東京・パートナー有・31歳)

日々の個人進捗は立ったままで話し合う事で時間を短縮。週次の進捗はリーダークラスが事前に個人の進捗をまとめておき、リーダー以上のみ参加というスタイルになり、全体としての会議の時間は減りました。その会議の課題、目的などを明確にすることにより、本当に必要な出席者が見えてきて、ただ座っているだけの不要な会議が減ったと感じます。立ったままの進捗報告はダラダラしないのでお勧めできます。

目的を明確に (giocatoro・海外・パートナー有・39歳)

会議を効率的に行うためには、何を話し合う会議なのかを事前に明確にするのがポイントのように思います。後は、進行する人も大切です。進行によって、決まる事も決まらなかったりします。話し合う時間を決めて、議題をはっきりとさせて、相応しい議長を選ぶと会議が有益な物になり、本来の目的を果たせると思います。自分が会議を招集する立場となったので、ある意味やりやすくなりました。いつも意識するのは、事前の十分な情報共有、議題（目的）の明確化です。

	ムダかそれとも試練なのか？ (belta・大阪・パートナー無・37歳)
本日がそのムダな会議。平均約4時間～5時間かけた会議の決定事項とは？　誰か教えてほしいです。もの事を決めることが苦手なメンバーの集まり。なぜか？　自分にふりかかるからです。じゃぁ誰がやる？

	プラカードで意思表示 (リリーベル・埼玉・パートナー無・26歳)
会議の前に｢全員、発言しよう｣とか｢ちょっと脱線ぎみ｣、｢手短に｣と書かれたプラカードを配布して、参加者は会議中そのプラカードをいつでも上げてOKということにする。一人で他のことをしてしのごうとするよりも、前向きじゃないかなと私は思います。

立ち会議 (junet・神奈川・パートナー無・38歳)

(弊社ではありませんが、)「立ち会議」があると聞いた事があります。立って話し合うと、余計な時間をかけなくなるという事だそうで、“無駄な会議”については、時間短縮イコール不要と判断されやすくなるのでは？　しかし、「メールしたからOK」や「喫煙室で決済」などという不確定判断も危険かと思うので、私は、会議を減らすを良しとはまだ思えない派です。無駄か否かは、やはり、リーダーシップを取られる方の裁量というのでしょうか、“仕切り屋”を立てるべきと思います。

有意義にする努力をする！ (ぱーと救急医・千葉・パートナー有・34歳)

内職するくらいなら、むしろ最初から欠席します。私は必ず最初に質問し、少なくとも、会議の目的だけは主催に明らかにさせます。あんまりしつこかったのか、最近は本当に必要な会議以外には（管理職からは）誘われなくなりました。一般社員からは、会議がスムーズになった、と喜ばれていますが、会議を減らすことはできませんでした。自分が管理職の中で昇進する以外に、会議数を減らすのは難しそうです。

決めるための会議にして欲しい (さいきょう・愛知・パートナー無・30歳)

私の部署では、ある問題に対する対策のあり方について、関係部署と会議を行ないます。しかし、実際はその場で方針が決まることは少なく、1回目の会議は、『関係他部署との責任分担のため、まずは人を集めている』にすぎません。大勢の工数がムダに終わります。結局、方針の決定件は上司にあります。私には、上司の決断力こそが、ムダ会議を減らすために必要不可欠なものに思えます。

4日目の円卓会議の議論は...

会議改善のアイデア

ムダな会議には本当に困ったものですよね。しかも会議には複数の人が出席するわけで、仮に出席者が10人いてムダな会議が2時間に及んだら20時間もの貴重な時間がムダに費やされてしまう計算になります。組織全体としても無視できない問題です。

というわけで昨日に引き続いて「どうすればムダな会議をなくせるかについてアドバイスをください」と皆さんに投げかけました。それについてのご投稿をまずは紹介してみたいと思います。

会議のスタイルを変えることを提唱されるのはyoshikayさんです。yoshikayさんの職場では日々の個人の進捗報告は立ったまま行っているとのこと。ユニークですが、これならダラダラしないので効果がありそうですね。

リリーベルさんもユニークなアイデアを提案されています。「ちょっと脱線ぎみ」とか「手短に」といったプラカードを出席者に配布させ、会議がダラダラしてきたらそれを掲げて意志表示するというのです。この方法、活用できるのではないでしょうか。

さて昨日、僕は「ムダな会議をどうしのぐか。例えば内職をするとか……」についてもお教えくださいと投げかけましたが、こちらについては「内職するくらいなら欠席します」「会議をしのぐことを考えるよりは、会議を改善する方が建設的」といったご意見をいただきました。その通りですね。1人でしのごうというのは後ろ向きかもしれません。

それではあと1日、お付き合いください。明日もムダな会議を減らす方法についてぜひアドバイスをよろしくお願いいたします。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


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