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2003/3/31(月) - 2003/4/4(金)
3日め

テーマ仕事にうまく優先順位をつけていますか

今日のポイント

後に回しがちでいつまでも消えないタスクはありませんか?

投票結果 現在の投票結果 y59 n41 これまでの投票結果の推移
凡例
キャスター
秋山ゆかり
秋山ゆかり コンサルタント

優先順位をつけるには、まず、達成すべき目標は何かを確認します。たとえば、2年3カ月後までに、ERPシステムの導入をする、3カ月後までに新規参入市場を見つけ、そこでどうビジネスを立ち上げるか戦略をつくる……

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これまでに届いているメンバーからの投稿

YES

できない場合の影響の大きいものから対処(mamick)

プロジェクトの中でタスク化されたチームを任されています。すでに階層型の組織の時代とはまったく異なったフラットな組織なので、ビジネスパートナーである、派遣(=プロフェッショナル)の方々の専門能力の高さに、自分の役割を忘れそうになることもしばしば。

自身では、PM(プロジェクトマネジメント)の手法を使って計画的に仕事をしています。まずWBS(=Work Breakdown Structure)を組むときは必ず余裕(調整日)をあてる。計画(日割り)からずれてきた場合は、わたし、もしくはあらかじめ特命担当の上級コンサルタントと分担して解決に当たる。判断基準は「誰がするのが最も早くて正確か」です。2年越しのプロジェクト、しかも移行日が決まっていてずらせないことから、後戻りの作業は最大の厳禁事項ですので、この振り分けと課題の早期発見は日々の最大の関心であり、最前線の現場を任されるわたしの責任です。

対処の優先付けは「リスクマネージ」を念頭に置くことで、できない場合の影響の大きいものから対処するように心がけています。要は問題が起きるのは当たり前、事前に予測して対応を考えておくことで、余計な時間の浪費を防ぐことに注力しています。まだまだ経験は足りませんが、これらの判断に現場での数々の経験はとても重要だと思います。

今、今日、やらなければならないものから(Tink)

今やらなければいけないこと、今日やらなければいけないことからやっています。期限のないものはいつまでたっても残っていることもあります。

発行部数の多いものも上位(にゃん☆)

とりあえず締め切りが近いもの。媒体の発行部数が多いもの。催促があったもの。それらが第一ですね。それ以外は目の前にある出稿順。毎月同じようなことの繰り返しです。

優先順位をつけることで効率よく(こーひーたいむ)

わたしは必ず優先順位をつけてから仕事に取り掛かります。今やるべき仕事をすべてリストアップして、期日をチェックして、それから作業に入ります。昔はこういうことをしていなかったんですが、先輩に教えてもらってやるようになって、だいぶうまく回せてます。

朝、優先順位をつけていく(carrie)

優先順位は必ずつけてから仕事をしないと、無駄な作業で効率よく仕事できないと思っています。毎朝、1日の作業に優先順位をつけています。

NO

その場その場ですぐやる(miyaco)

本来ナマケモノなので、優先順位をつけると、下位のものは放ったらかしで終わってしまう。ですので、その場その場ですぐやるをモットーに仕事しています。効率は悪いと思いますが、いまのところわたしにとってはベストのやり方のようです。

タイムリミットを聞き出したい(トリニティー)

タイムリミットを告げられずに頼まれる仕事が多く、まごつきます。締め切りを聞き出したいのですが、上手に聞き出すことができません。

昨日までのみなさんの投稿を読んで

作業プランの立て方

優先順位をつけるには、まず、達成すべき目標は何かを確認します。たとえば、2年3カ月後までに、ERPシステムの導入をする、3カ月後までに新規参入市場を見つけ、そこでどうビジネスを立ち上げるか戦略をつくる、半年後までにインターネットを使ったマーケティング手法のトレーニングプログラムをつくる、などです。

次に、どんなことをすれば、その目標が達成できるのかを考え、作業プランを作っていきます。作業プランを作る方法はいくつかあります。自分のやっている仕事(プロジェクト)の大きさや仕事に参加している人数によっても作業プランの作り方や管理の仕方が異なります。

たとえば、長期のプロジェクトで多数の人が参加するシステム導入の場合は、システム導入のための方法論が各社で用意されているので、それにのっとって作業プランを構築するとスムーズに、作業の抜け漏れがなく、プランが構築できます。この場合は、独自のツールやMSプロジェクトなどを利用して、プロジェクト管理を行います。

問題解決型のプロジェクトの場合は、ピラミッド構造による論点を設定し、作業プランを組み立てていく方法があります。この場合は、1〜2枚の紙に中核問題を中心とした論点構造図を書き、その論点を答えるのに必要な作業をまとめたものが作業プランとなります。

翻訳などの作業ベースの仕事の場合は、期日をベースに作業時間を割り振り、1日のスケジュール表を作ってしまい、スケジュール表での作業プランを管理する方法があります。

自分のやっている仕事の性質に合わせて、作業プランを作成し、身の丈にあったツールを活用するのがポイントです。

秋山ゆかり

秋山ゆかり

コンサルタント

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