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サーベイ

2003/3/31(月) - 2003/4/4(金)
5日め

テーマ仕事にうまく優先順位をつけていますか

今日のポイント

目標を明確にし、その目標を達成するための作業プランが大切

投票結果 現在の投票結果 y57 n43 これまでの投票結果の推移
凡例
キャスター
秋山ゆかり
秋山ゆかり コンサルタント

優先順位のつけ方について、1週間みなさんと一緒に考えてきました。その中で、まず優先順位をつけるためには、目標が何かを明確にし、その目標を達成するための作業プランがとても大切だという話をしました。これら……

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これまでに届いているメンバーからの投稿

YES

仕事の少ない時期にまとめて解消(maisu)

後回しにしがちで消えないタスク、わたしは「MUSTではないがBETTERな業務」、「やっておいたほうが今後仕事がまわりやすいかも……」といった業務はついつい後回しにし、いつのまにか「やろう! 」と思った日から1〜2週間たっていたということがあります。ただ業務にも賞味期限がありますので、期限切れにならないうちに時間を作って片付けたり、仕事の比較的少ない時期にまとめて片付けたりするようにしています。

まずは紙に書くこと(Eru)

わたしは忘れっぽいので、特に仕事量が増えてきて混乱してきたときは、優先順位を紙に書いて整理しています。そうすると突然の電話や訪問で予定通りいかないことがあったとき、もう一度見直すと何をしなくてはいけないのか、もう一度確認できるので。でも、時々紙に書き出さずに頭の中で優先順位をつけながら仕事をしていると、やはり忘れたり、無駄が多くなったりしてしまいますね。

在宅では仕事の恩も考慮して決定(sohomama・神奈川・41歳)

在宅で仕事をやっていると仕事の優先順位は大事になってくる。1番は納期の早い順ということになるが、切羽詰まってくると、主婦の仕事でもある家事に逃げたくなってくる。他に重なって仕事が入ってきたとき、どれを優先するか……というのが難しい。時給が高くて継続してある仕事というのが最高なのだが、今まで仕事を振ってくれた人への恩もある。その辺を総合して先のことを考えながら優先順位を決めている。

失敗した経験から学んだもの(なべ)

以前に優先順位をつけず、仕事の締め切りの当日になっても終わらないで、他人に迷惑をかけたことがあったので、それ以来、優先順は必ずつけています。コツは、他人と調整しながら冷静に判断すること。忙しいときですと、どれも急ぎに思えてしまうのですが、コーヒーを飲みながらゆったりと構えています。

できない場合の影響の大きいものから対処(mamick)

プロジェクトの中でタスク化されたチームを任されています。すでに階層型の組織の時代とはまったく異なったフラットな組織なので、ビジネスパートナーである、派遣(=プロフェッショナル)の方々の専門能力の高さに、自分の役割を忘れそうになることもしばしば。

自身では、PM(プロジェクトマネジメント)の手法を使って計画的に仕事をしています。まずWBS(=Work Breakdown Structure)を組むときは必ず余裕(調整日)をあてる。計画(日割り)からずれてきた場合は、わたし、もしくはあらかじめ特命担当の上級コンサルタントと分担して解決に当たる。判断基準は「誰がするのが最も早くて正確か」です。2年越しのプロジェクト、しかも移行日が決まっていてずらせないことから、後戻りの作業は最大の厳禁事項ですので、この振り分けと課題の早期発見は日々の最大の関心であり、最前線の現場を任されるわたしの責任です。

対処の優先付けは「リスクマネージ」を念頭に置くことで、できない場合の影響の大きいものから対処するように心がけています。要は問題が起きるのは当たり前、事前に予測して対応を考えておくことで、余計な時間の浪費を防ぐことに注力しています。まだまだ経験は足りませんが、これらの判断に現場での数々の経験はとても重要だと思います。

優先順位をつけることで効率よく(こーひーたいむ)

わたしは必ず優先順位をつけてから仕事に取り掛かります。今やるべき仕事をすべてリストアップして、期日をチェックして、それから作業に入ります。昔はこういうことをしていなかったんですが、先輩に教えてもらってやるようになって、だいぶうまく回せてます。

通勤電車内での頭の整理付け(エコ・神奈川・既婚・33歳)

後回しにできるものは優先順位が高くない証拠。あるいは煮詰める必要があるもの。だからそういうものは焦らずやります。わたしは通勤電車の中で今日やるべきことを頭の中で整理してから仕事に臨みます。そして仕事中は手帳を利用してうまく順序付けをしていきます。その日やるべきことを書く。次の日でもいいことは次の日に書いておく。今週中でいいものはその週でまだ予定が書き込まれていない日に書いておく。飛び込みの仕事も多いので欲張らず。きちんとできると日々の達成感もあるし、計画が自然とできるよう身に付いてきます。

NO

一番苦手とするところ(ぷらだりあ)

優先順位をつけて、そのとおりに仕事をこなすことは一番苦手とするところ。おかげでいつも、追われているような気がします。上司にもよく注意されるのですが、電話対応で仕事を中断されたり、ひとつの仕事に時間がかかりすぎて途中で後回しにしてしまったりと、なかなか思うようにはかどっていません。

モチベーションも影響を及ぼす(すっきりス〜さん)

どうしても、やらなければいけないけど、できないというタスクが出てしまう。上からやるように言われたが、気が乗らないタスクがその傾向にある。

その場その場ですぐやる(miyaco)

本来ナマケモノなので、優先順位をつけると、下位のものは放ったらかしで終わってしまう。ですので、その場その場ですぐやるをモットーに仕事しています。効率は悪いと思いますが、いまのところわたしにとってはベストのやり方のようです。

月曜日に一週間分、毎朝も整理(あるばーと・神奈川・既婚・36歳)

まずは月曜日に「今週の計画」を立て、あとは毎朝通勤時間に頭の中を整理するようにしています。しかし、計画は計画に過ぎず、上司に押し付けられる飛び込み業務が常に発生し、予定していた仕事はどんどん後回しになる始末。うまく優先順位を付けているとは言えません。なかなか難しいものです。

タイムリミットを聞き出したい(トリニティー)

タイムリミットを告げられずに頼まれる仕事が多く、まごつきます。締め切りを聞き出したいのですが、上手に聞き出すことができません。

人と関わることは最優先(たみたみ)

もともとほとんど一人でやっている仕事が多いので、人と関わることは最優先、残りは必要な順にやっていくという形ができています。人との仕事が急に入ってきて手順が狂うことはありますが、一人での仕事は周りの人にはわからないことが多いので、つじつまは合っていくものなのです。

昨日までのみなさんの投稿を読んで

“バッファー”を持たせること

優先順位のつけ方について、1週間みなさんと一緒に考えてきました。その中で、まず優先順位をつけるためには、目標が何かを明確にし、その目標を達成するための作業プランがとても大切だという話をしました。これらを持たないことは、目的地が不明で、目的地までの地図も持たずに旅行へ出かけるのと同じことです。

そして、全体像をつかんだ後は、1週間(あるいは1日)単位で作業の優先順位をつけて前に一歩ずつ進んでいきましょう。自分で1日、あるいは1週間の作業プランを作るときのポイントは、“バッファー”を持たせることです。余裕を作り出せると、遅れてしまった分取り戻せる時間に使えたり、読みたかった本を読む時間にも使えますよね。

わたしは人に言うのはとても恥ずかしいのですが、とても飽きっぽく、集中して仕事ができる時間も限られていますので、作業を30分ごとに区切り、作業管理をしています。気分転換にメールや郵便のチェック、お茶をとりに行くなど、こまごましたことをはさみ、気分を仕切りなおします。自分の特性を理解し、無理のないスケジューリングを行うことがポイントです。

また、1つの作業にかかる時間の見積りを正確に行えるようになると、さらに作業プランを立てやすくなるだけでなく、プランどおりに作業を終了することができます。初めのうちはなれないと思いますので、自分でこの作業はこのくらいの時間がかかると見積もったら、タイマーやストップウォッチなどを使って、実際の作業時間と比べてみるといいと思います。

わたしはこのやり方を入社1年目に習い、自分がいかに飽きっぽい性格なのかがわかりました。自分の特性を知るうえでも、ぜひ一度、1週間何にどのくらい時間を使っているのか計ってみることをおすすめします。

秋山ゆかり

秋山ゆかり

コンサルタント

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