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今週のテーマ

会議番号:1977

机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？

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【開催期間】
2006年09月11日より
2006年09月15日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

ご回答をいただいた皆様へ、僕はまず謝らなければなりません。「机の上の情報、他の人でもわかるように整理……

議長コメントを全文読む

1日目までに届いている投稿から...

	絶対必要です (大輔パパ・埼玉・パートナー有・34歳)
自分がいつ何時病気などで仕事ができなくなるかもしれないので、必ず3種類のファイル（超至急、至急、通常）に分けて保存しています。また、仕事のアポを取ったらグループカレンダーに登録しています。

仕事は会社からもらっている以上 (mcqueen・東京・パートナー有・33歳)

机の上や中は、すべて誰にでも分かるようにしておくのは、当たり前だと思います。私は、机の上に自分が請けている仕事をすべて手書きで書き、机の上に、誰でもわかるようにしてあります。担当業務の書類も、すべてBOXで整理しています。自分より上のポジションの人が、机をぐちゃぐちゃにしているのを見るにつけ「なぜ、それで人に仕事をふれるのか」と不思議でなりません。

毎日整理し、心地よく過ごします (kimirie・兵庫・パートナー無・36歳)

他人にもわかるようにしておくと、自分にもわかりやすくなります。そのために、締切日や会議の日が過ぎ、もう必要のない案内や資料は捨て、資料として必要なものは、それぞれの分野、企画、などに分け、年月日順に並べ、ファイリングするようにしています。また、ファイルやメディアには、ラヴェルを貼り、一目でわかるように、心掛けています。そうすることで、自分もわかりやすく、もし見つけてもらえなくても、電話などでも指示ができるように、いつも整えています。

	プロジェクト別に棚を決めています (ぱーと救急医・千葉・パートナー有・33歳)
整頓するのは苦手なもので、大まかに分類を決めて棚に入れています。棚の中は時間軸で左から右へ置いているので、どのプロジェクトで何時頃かがわかれば、検索できるようになっています。場所が有限なので、終わったプロジェクトの書類はどんどん破棄するため、結構整理されます。

	パソコンのファイル (ひとふで)
机の周りはまだしも、パソコンのファイルは自分でも目的のものを探すのに苦労することがあります。たぶんファイル名のつけ方が原因ですが、急いでいるとつい同じような名前をつけてしまい、探すときに一つひとつ開くはめになってしまいます。

書類がたまる一方 (ハルミン・東京・30歳)

全然できていません、他人どころか自分でも分からないくらいで情けないです。以前、販売の部門にいたときは、休みが不定期なため、きちんと書類で引継ぎしていましたが、今は一人で担当している仕事のため、とりあえず自分がわかれば、程度の意識でした。でも、私が明日入院でもしたら同僚や上司に大変な手間をかけてしまうことに気づきました……。

2日目の円卓会議の議論は...

「他の人にもわかる整理の条件は、情報の分類項目の明確化」

ご回答をいただいた皆様へ、僕はまず謝らなければなりません。「机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？」へのご回答はYesが42％、Noが58％という結果になりました。しかし、実は僕はNoが最低でも80％に達するだろうと予想していました。机の上を他の人でもわかるように整理している人なんて、例外的存在だろうと思い込んでいたのです。

根拠は僕自身の机でした。整理の度合いは混沌と整頓の間（要するに可もなく不可もなし）で、他のアソシエ編集部員が見たらどこに何があるのか全くわからない状態です。そして……ここが大事なところなのですが、にもかかわらず僕の机は編集部の中ではまあ整理されている方です。

内輪の話はさておき、ご投稿を紹介しましょう。どうすれば他の人でもわかるように情報を整理できるのか参考になるものばかりです。「自分がいつ何時病気などで仕事ができなくなるかもしれないので、必ず3種類のファイル（超至急、至急、通常）に分けて保存しています」は大輔パパさん。「それぞれの分野、企画、などに分け、年月日順に並べ、ファイリングするようにしています」はkimirieさん。ぱーと救急医さんは、プロジェクト別に棚を決めているとのことです。

これらのご投稿に共通するのは、情報の分類軸が明確であることです。重要度あるいは緊急度でも分野でも構いません。どのような項目ごとに情報が整理されているのか誰にでもわかるのがポイントなんですね。

それでは明日も引き続きよろしくお願いいたします。ご投稿ではぜひ職場での情報共有への取り組みについてもお教えください。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


	「人に仕事を任せるのは苦手ですか？」苦労や心労はつき物
	「あなたの仕事、ワークシェアできますか？」「この仕事は自分にしかできない」というのは思い込み？
	「机の上、整理整頓できていますか？」だれでも、「整理整頓できる人」になれる！
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