イー・ウーマン渋谷和宏さん情報整理　情報共有

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佐々木かをりの
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今週のテーマ

会議番号:1977

机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？

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【開催期間】
2006年09月11日より
2006年09月15日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

いささか手前味噌の話で恐縮ですが、アソシエの編集部では定期的に「雑誌検討会」なるミーティングを開いて……

議長コメントを全文読む

3日目までに届いている投稿から...

情報共有のプラスとマイナス (celery・東京・パートナー有・43歳)

この春まで勤めていた会社は情報共有が徹底していました。原則として個人のPCにはデータを保存せず、作りかけの資料であっても「作業中」と書いて共有のサーバに入れていました。サーバに入れないようなちょっとした情報、例えば「顧客からこんな意見がありました」などは、メールで関係者に流しました。情報共有で仕事の効率もよく、意思の疎通も進みましたが、問題は共有する情報が多すぎたこと。サーバはよく容量が足りなくなり、メールの数が増えて大切なメールを見逃すこともありました。

	ラベルで一目で分かるように (Keichann1221)
常に整理整頓を心がけています。仕事は、特に一人でするものではないので、机やキャビネットの中も私だけのものではなく皆で共有するものだと考えています。一目で分かるように、ファイルには名前を付けています。

個人の机はありません (みーちゃん☆・東京・パートナー有・34歳)

記者職をしているので、記者室の机は社名ごとになっています。毎日同じ場所に行くのではないので、整理整頓は必至です。これができない記者もいるのですが……「同じ社」というチームとして動いている以上、そのぶんのフォローも仕事のうちと思っています。また、前提にある情報をスムーズに引き継ぐために、席を離れるときはわかりやすく連絡事項のメモと資料を残しています。

情報保管場所は上司、同僚と共有 (tulip・福岡・パートナー有・34歳)

教職をしています。机の上にはパソコンしか置いていません。物はすべて本棚か引き出しの中に入れ、納まり切れない物はこまめに廃棄します。重要書類はファイルにして一つの引き出しに入れ、上司に保管場所を伝えています。私が突然の事故に巻き込まれても業務が継続できるようにするためです。パソコンの情報も共有フォルダに入れます。あとは日々のちょっとしたコミュニケーションのなかで、情報を伝えあうことが大事だと思います。

	フリーアドレス (ＴＯＭＯ・東京・パートナー無・26歳)
私の会社では、フリーアドレス制をとっており自分の机がありません。いかに情報を整理してファイルに残し、情報共有に役立てるか、日々考えていますが、実際は情報共有がスムーズとは言いがたい状況です。

4日目の円卓会議の議論は...

「難しいのは共有情報の範囲の設定」

いささか手前味噌の話で恐縮ですが、アソシエの編集部では定期的に「雑誌検討会」なるミーティングを開いています。担当者がアソシエや他誌の企画で、内容やレイアウトが良かったものをピックアップし、その良かった点をプレゼンするのです。狙いはアソシエの編集にプラスになる情報を編集部員全員が共有すること。僕たち編集者は雑誌を読んでいるとつい至らない点に目を向けてしまいがちです。もちろん失敗事例の共有は大切ですが、意識しないと見過ごしてしまう良いこと──プラスの情報の共有も非常に大切なのではないかと思っています。

さて、本日もたくさんのご回答、ご投稿、ありがとうございます。「机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？」へのご回答はYesが39％、Noが61％。昨日よりYesが1ポイント減りましたが大勢は変わっていません。ご投稿でも昨日に続き、職場での情報共有の取り組みについて数多くのヒントをいただきました。ご紹介しましょう。

「個人のPCにはデータを保存しない」のはceleryさんです。「作りかけの資料であっても『作業中』と書いて共有のサーバに入れていました」とのこと。ただ共有する情報が多すぎてサーバーの容量をオーバーしてしまうこともあるそうです。サーバーの容量は無限ではないので、共有できる情報には自ずと限界があります。では共有する情報をどの範囲にとどめれば良いのか。これは難しい問題ですね。

興味深かったのはtulipさんです。「情報保管場所は上司」だそうです。「重要書類はファイルにして一つの引き出しに入れ、上司に保管場所を伝えています。私が突然の事故に巻き込まれても業務が継続できるようにするためです」。なるほど、上司をサーバー代わりに活用するというのは意外ですが、とても賢い発想ですね。

それではあと1日、おつきあいください。ご投稿ではぜひ「共有すべき情報」「しないでいい情報」の区別についてもお考えをお聞かせください。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


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