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今週のテーマ

会議番号:1977

机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？

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【開催期間】
2006年09月11日より
2006年09月15日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

本日もたくさんのご回答、ご投稿をありがとうございます。「机の上の情報、他の人でもわかるように整理して……

議長コメントを全文読む

2日目までに届いている投稿から...

台帳を作って共有 (kazpong・東京・パートナー有・29歳)

最近の社内定例会でも、情報の整頓と共有が議題として挙げられました。弊社ではサーバーを使って情報共有をしています。スケジュールはネットで見れるようになっています。整頓に関しては、ファイルのリストとそれぞれの内容が記されたファイル台帳を使い、サーバーへ保存しています。PC内の情報もすべてリストにし、定期的なアップデートをするように指示されています。近頃、社員の出入りが激しいので、引き継ぎ等でも役に立つと思っています。

常に整理整頓 (いまいくん・埼玉・43歳)

必要な資料などは置く場所を決めていて、外出先から探してもらう際にもまったく支障はありません。PCのデータもフォルダーを作る際のルールを決めて、誰でもわかるようになっています。必要な資料をすぐに取り出せないと、仕事の効率は落ちますし、見た目も良くないですから、ちょっと時間ができると片付けをしてますね。それと経験上、リアルデスクトップが乱雑な人は、PCのデスクトップも乱雑です。やはり同じなんですね。

情報共有が成功の鍵 (ta-ra・東京・パートナー有・44歳)

総勢6名の小さなオフィスなので、全員が一人何役もこなせる全能であることが課せられています。そのため情報共有こそ命綱。私物のファイルはほとんど存在せず、共有ファイルが大部分を占め、また共有サーバを置いてドキュメントも共有。パソコンやデスクもプロジェクト毎に配置換えすることで、私有による未整理状態を防いでいます。新人も共有ファイルに目を通すことで、自分のすべきことは何かを即座に把握。仕事ができる人ほど、情報を溜め込まず、上手にシェア、結果、時間も自由になります。

電子情報はYes です (あきんぼ・東京・39歳)

机の上の情報は、作業中の参考資料に過ぎませんので、他人にはわかりません。しかし、電子情報は関係者で共有しています。社内のネットワーク経由で参照できるディスクに、業務内容に沿ってフォルダを作成し、情報を共有しています。作業中のファイルは自分のPCにありますが、ある程度の完成度の資料は、すべて共用ディスク上です。小さなオフィスなら、誰かのPCのどこかのフォルダを共有属性にして利用してもいいと思います。

	机は自分の頭の中と同じ (ギエム・東京・パートナー無・49歳)
チーム内での情報の共有はメールと共有ホルダーをフル活用しています。ということで、机の上は自分の頭の中と同じ状況です。電話で社外から他の人に指示をして机の上の情報を探してもらうときに、頼まれた人が直ぐに応じられる程度には整理しているつもりです。

3日目の円卓会議の議論は...

「究極の情報共有は、私物の情報ファイルの廃止？」

本日もたくさんのご回答、ご投稿をありがとうございます。「机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？」へのご回答はYesが40％、Noが60％となっています。Yesが昨日より2ポイント減りましたが、それでも5人に2人は情報共有を意識して机の上を整理されているわけで、僕も自分の机の上を何とかしなければいけないぞと焦ってしまう次第です。

さて、昨日のコメントで僕は「職場での情報共有への取り組みについてもお教えください」と投げかけました。それについて様々なご投稿が寄せられました。さっそく紹介してみましょう。

ファイル台帳を作って共有しているのはkazpongさんです。「ファイルのリストとそれぞれの内容が記されたファイル台帳を使い、サーバーへ保存しています」とのことです。さらに情報共有が徹底しているのはta-raさん。「私物のファイルはほとんど存在せず、共有ファイルが大部分を占め、また共有サーバを置いてドキュメントも共有」。ここまで実行できるのは大変なことです。

ちなみに僕がいるアソシエ編集部では部内の電子掲示板などで様々な情報を共有できるようにしています。例えばあるビジネスパーソンの写真を仕事場で撮らせてもったとき、その人から「机の上の書類はマスクして見えないようにしてほしい」と依頼されたとします。編集部員はその旨、電子掲示板に書き込むようにしています。それを知らずに別の編集部員がその写真を再掲載してしまったら、机の上の書類が丸見えになり、その人に迷惑をかけてしまうからです。

情報共有は雑誌を作り続けるうえでの生命線なのです。もっとも僕たち編集部の机の上は、他の人でもわかるようには整理されていないので、あまり偉そうなことは言えないのですが……。

それでは明日もまたよろしくお願いいたします。ご投稿では引き続き、職場での情報共有への取り組みについてもお教えください。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


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