イー・ウーマン川嵜昌子さん仕事を人に振れますか？

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会議番号:2501

仕事を人に振れますか？

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【開催期間】
2008年07月21日より
2008年07月25日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

川嵜昌子　編集ディレクター、経営コンサルタント

今日もたくさんのご投稿、ありがとうございます。自分も皆も忙しいと、仕事を振るのも振られるのも難し……

議長コメントを全文読む

4日目までに届いている投稿から...

上司が封筒詰めを…… (ぱーと救急医・千葉・パートナー有・35歳)

ある学会の書類の封入作業などと言う単調な作業をしている上司を発見。そんなこと言ってくれればいいのに！と同僚にも声をかけて皆でパパッと終わらせました。上司は本当に仕事を抱え込む人ですが、それ以降は「単純作業は独りでしないように｣ということだけは気にしてくれるようになりました。忙しい時でも、口先だけは「何でも手伝いますよ｣と言い続けると、仕事がまわってくるようになります。

仕事のカテゴリを分類する (せぶん・奈良・パートナー無・37歳)

私は仕事をスタッフに振る時、スタッフ個人の性格、能力、スタッフ間の人間関係を考えます。その上で、「スタッフに頼めること」「スタッフの教育として適してること」「スタッフ間の人間関係の中で頼んだ方が良いと思えること」などを考慮しながら仕事を頼んでいます。頼んだ後は、任せるようにしますが要所では声を掛けてアドバイスしたり、指示を変更したりして常に見守る姿勢は保つようにしています。自分にしかできない、すべき仕事は頼む仕事としっかり区別するのも大切だと考えます。

一人で抱え込まないためにも (あっち２６・神奈川・パートナー無・26歳)

チームで仕事を進めるため、このことに関してはこの人に頼もう。この人にはここまでのことは頼める。ということを、一番に覚えて、常に仕事を振っています。また、どんなに簡単なことでも、この作業をする上での背景を説明し、どんなアウトプットが欲しいかをなるべくイメージ図を描きながら、伝えるようにしています。どうしても言葉だけでは伝わりきらないことがあるため、図示は効果的だと思います。

相手を信じれば関係も良くなる (マゼンダ・東京)

以前は一人でなんでもかかえてました。そのほうが効率が良いし、思ったとおりのよい結果がでますから。でも、すべてを完璧にやろうと思うと身体がもたなくなってきてから、振らないとやっていられなくなり……。結果、チームワークが良くなってむしろ課の成績があがりました。人と人とが協力し合えば得るものはとても大きいと知りました。

フィードバックする (ニュー・大阪・パートナー無・41歳)

気をつけているのは、ミス、間違いでないがイメージと違ったという場合に依頼者がこっそり手直しをするのではなく、やり直しをお願いする、時間がなく自分で直す場合も必ずフィードバックする、です。自分が依頼されたもののミスをやり直しされていたのを後で知ったようなとき指摘してくれたらな、と思います。だから自分が依頼するときも、フィードバックするようにしています。ミスの場合など責める感じにならないようなど気を遣うので、つい自分でこっそり直したくなってしまうのですが。

身が持ちません (mopi・神奈川・パートナー有・38歳)

求められる仕事をひとりで処理することは私には無理です。多くの仲間や部下がいるので、その特性や、いま抱えている仕事量、やるべきことなど、配分を考えて振ります。もちろん振った以上は確認、アドバイスは怠っていないつもりですが、逆に自分の上司からは振られるばかりでフィードバックないなあ、と思うこともあり。目的、期日、を明確にすることはもちろん、取り組むメリットも説明するように心がけています。

	最近は (みいや・東京・パートナー有・45歳)
昔は、自分の仕事は自分でないと……と、人に任せる事はできませんでしたが、最近は仕事もオープンに、誰でもいつでも代われるよう一人で抱え込まないようにしています。もちろん周りも。よっていつでも人に振る事もできるし、人の仕事も代わってすることができます。

自分がやりたい仕事から (まねき猫・東京・パートナー無・48歳)

私も仕事を人に振るのが苦手でしたが、最近少しづつ人に振れるようになりました。仕事を振る時のポイントは『自分がやりやすい仕事を人に振る』ということでしょうか。自分がよくわかっている仕事であれば、仕事を頼んだ人から質問を受けてもすばやく答えられます。また、いやな仕事を押しつけられていると誤解を受けることも少ないから良好な関係を続けられると信じています。

仕事の細分化 (ざおざお・中国・パートナー有・35歳)

人によって得手不得手があるので、できるだけ仕事を細分化して、複数の人に分割して振るようにしています。能力の高い人には細分化したうちの複数を頼んだり、また取りまとめるところまで依頼したりと使い分けています。どこまで細分化できるかが、うまく仕事を振れるかのポイントだと考えます。苦手な人には相手の得意分野を生かせるような分野をお願いするのですが、振るのではなく、「力を貸してください」というアプローチでお願いするとうまくいくと感じています。

適材適所に効率よく振る (のぶのぶこ・東京・パートナー無・33歳)

私の仕事は自己完結できず、関連セクションに協力してもらって成り立っています。依頼事項の要点をまとめ、どこまでをどうして欲しいのかまで場合によってはしっかりと伝えています。そうすれば自分が求めていたものと、出てくる内容の相違はほとんどありません。また、依頼をするときは丸投げではなく、自分も内容を理解して、この部分はあなたの協力が必要なのでお願いしているんですと伝わえれば、相手も快く引き受けてくれます。

振れる仕事、相手を選びます。 (chorota・東京・パートナー有・33歳)

同僚、上司問わず、振れる仕事があれば振っていますが、あくまでも事前に「○○さんの出来る範囲はこのくらいかも……」と考えてから振ります。ですので、一度も振ったことがない相手もいます。私自身、他人から頼まれた仕事はきちんと済ませなくては気が済まないので、頼んだ仕事をきちんと片付けてくれなかった人、失敗させてしまうのではないかと思うような人には頼みません。そのため相手を考えるのが面倒なときには、本来振る仕べき事を自分で抱えてしまうことも多くあります。

急用の場合のみ (ゆうたんぽん・岩手・パートナー有・42歳)

私の仕事は庶務労務なので、毎日必ずしなければならないことというのはありません。しかし、急用（子どもの急病など）は多々ありますから、出来るだけ先周りして仕事を進めています。どうしてもお願いせざるを得ない場合（産休など）はお願いします。逆にそういう方がいた場合は出来るだけの事はしようと心がけています。

5日目の円卓会議の議論は...

「“倒れられない”仕事の仕方は改めましょう」

今日もたくさんのご投稿、ありがとうございます。

自分も皆も忙しいと、仕事を振るのも振られるのも難しい気がしますが、本当はこういうときこそ、お互いに人の力を借りて、効率的に仕事を進められるチャンスです。

忙しくなって、自分のコアの仕事を、一部、人に振ろうという場合、自分がどういうふうに仕事をしているのかをよく把握していないと、なかなか頼めません。
自分にしか分からないやり方で、ある意味、「感覚的」に仕事をやっていることが多いものです。
その仕事に関する情報は自分しかもっていない。もし、自分が倒れても、他の人は何をどうすればいいのか、全然わからない。だから倒れられない。どんなに忙しくても、少しも仕事をシェアできないのです。

常日頃から自分の仕事を「科学的」に観察して、整理する……と、あまり効率的ではない点も見えてきます。「そもそも、その仕事の仕方ってどうなんだろう？」ということが分かってきます。
仕事の工程を細かく分け、やり方を精査していくと、案外ムダも多いし、自分がやらなくてもいい部分が見えてくるのです。

さらに、チームで、みんなの仕事のやり方を見ていくと、「それはまとめてやったほうがいい」「これはもっとこうできるのではないか」ということも分かってきます。

忙しくて、全員がいっぱいいっぱいのときでも、傍からみると、案外、非効率的なことをやっている、「もっとこうすればいいんじゃない」と思えることもあります。
仕事の進め方は、個々人のブラックボックスのようになっていて、本人も意識しているわかえではなく、情報を共有したりすることもあまりありませんが、あえて、情報を共有すると、打開策が見えることもあります。

明日、倒れても大丈夫かと尋ねると、「ぜったい倒れられない」という人が多いと思いますので、この際、ぜひ、自分の仕事のやり方を見直して、人に振ることも考えてみてください。

人に仕事を振ることができるようになった人の多くが、自分でやるより仕事が速く丁寧に上がってくる、仕事が効率的になったと言います。
本来あなたがやらなくてもいい仕事は人にお願いして、やるべき仕事に携わる時間を増やしましょう。あなた自身の仕事の仕方を見直し、人に仕事を振ることをぜひ試してみてください。

川嵜昌子
編集ディレクター、経営コンサルタント


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