イー・ウーマン渋谷和宏さん情報整理　情報共有

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佐々木かをりの
win-win対談

今週のテーマ

会議番号:1977

机の上の情報、他の人でもわかるように整理していますか？

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【開催期間】
2006年09月11日より
2006年09月15日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

渋谷和宏　作家・ジャーナリスト

この1週間、たくさんのご投票、ご投稿、本当にありがとうございました。もともと関心のあるテーマだったこ�……

議長コメントを全文読む

4日目までに届いている投稿から...

情報共有は重要度に応じて (ri_nyan・福島・パートナー有・34歳)

私の会社は情報共有にかなり力を入れていると思います。2つのサーバーで各部署や営業所ごとに文書格納をし、1つのサーバーは営業情報などと分割しています。全社的に展開したいものやISO文書は別々の文書管理ソフトウェアに格納しています。イントラネット上での情報共有もしています。ただ、これだけ多すぎると、どこに資料が格納されているのか、どこに格納したらよいのか迷ってしまいます。共有すべき情報は、上司との間では仕事のすべてです。「報連相」が徹底されてます。

資料の整理は時間との戦い (タキュウ・埼玉・パートナー有・54歳)

情報のセキュリティー保護の仕事をしている関係で、クリーンデスクを人様にはいつも訴えています。ただし私の経験から言って、資料の整理は業務遂行と同時にその場でやらないと実現不可能です。他人にわかるように整理するには、ファイルは単純に階層を深くしない、余計なものは絶対に入れないことです。新たな情報を追加したときは、必ず削除していい情報が発生していると思うべき、なのです。

	机の上には置かない (かすが)
情報管理の点と散らかるのを防止するため、机の上には、電話用のメモ用紙とカレンダーだけを置くようにしています。他の人にわかるということは、掃除の方にも情報が漏れるということ。守秘義務のある業界なので、このあたりは気をつけています。

身近に例をみて (にっしぃ・東京・パートナー有・34歳)

仕事関係の方が最近急死されました。だけど、彼自身が管理していたデータなどのパスワード等はきちんと一覧になって保存されていたそうで、助かったという話を聞きました。私自身はあまりいい印象を持っていなかった方でしたが、それだけでとてもしっかりした方だったのだと、今更ながら見直す思いでした。

他人の机を探るのはご法度 (Struppi・海外・パートナー有・34歳)

自分のデスクはもちろん整理はしてありますが、他の人が情報を入手できるようにはしていません。うちの会社ではファイルや情報などはインターネットの共有ファイルを利用し、PCのアクセスは上司でも勝手にできません。他の社員の机も鍵をかけて情報を守ります。これは同企業内とはいえ、情報を外部にもらしたり盗んだりされないようにというセキュリティーが理由ですので、逆に「他の人には机の上の情報をわからないようにする」ようにしています。

5日目の円卓会議の議論は...

「情報共有を実現する必要条件は職場の一体感」

この1週間、たくさんのご投票、ご投稿、本当にありがとうございました。もともと関心のあるテーマだったこともあって、毎日、ご投稿を読ませていただくのが本当に楽しみでした。皆さんのおかげで職場の情報共有について様々な観点から考えることができたのはまさに役得でした。

さて、前回のサーベイで僕は「『共有すべき情報』『しないでいい情報』の区別についてお考えをお聞かせください」と投げかけました。情報共有を実現するポイントは、どんな情報を共有するのかの絞り込みにあると考えたからです。それについてのご投稿を紹介してみましょう。

ri_nyanさんの会社では、仕事についてすべての情報について上司との間で共有しているとのことです。加えて情報の種類によってアクセスできる社員を分類しています。タキュウさんは共有する情報を絞り込むためには「余計なものは絶対に入れないこと」と言います。「新たな情報を追加したときは、必ず削除していい情報が発生していると思うべし」。確かに何を捨てるのかは重要なポイントですよね。

とはいえ、どんなに上手に共有する情報を絞り込んだとしても、職場の人たちの協力がなければ情報共有の仕組みは機能しません。どんな情報もいずれは陳腐化してしまいます。それを防ぐには職場の人たちがこまめに情報を更新し続けなければならないのです。だとすれば、情報共有を機能させるためには職場のモラール（士気）やモラルが不可欠だと言えそうです。やる気や一体感がなければ日々、同僚のために情報を更新してやろうという気持ちにはなかなかなれません。その点でリーダーの役割は大切ですね。

それでは皆さん、繰り返しになりますが1週間、ありがとうございました。またお会いできる日を心から楽しみにしています。

渋谷和宏
作家・ジャーナリスト


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